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Organiser un Salon du métal, étape par étape

Un Salon du métal repose sur une préparation précise des exposants, des stands et de l’accueil. Commence par ouvrir les inscriptions, puis collecte les besoins alimentaires, électriques et logistiques avant d’attribuer les emplacements. Le plan du salon, la signalétique et les badges doivent être finalisés avant les impressions. Cette checklist t’aide ensuite à contrôler les livraisons, préparer chaque stand et vérifier la sécurité avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Collecter les logos des exposants

  • Recenser les besoins en énergie

  • Créer le plan du salon

    2 personnes

  • Envoyer le guide des exposants

  • Commander des badges nominatifs

  • Concevoir la signalétique

  • Réserver le catering

  • Réserver des tables et des chaises

  • Vérifier la liste des exposants

    2 personnes

  • Faire réaliser les impressions

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Trier les badges et les bracelets

    2 personnes

  • Préparer les numéros de stand

    2 personnes

  • Confirmer les livraisons

  • Vérifier les issues de secours

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Recevoir le matériel

    3 personnes

  • Étiqueter le matériel par stand

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le matériel de présentation

    2 personnes

  • Recharger les appareils

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Décharger le matériel

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les parois des stands

    4 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Scotcher les câbles

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Mettre les stands en état de fonctionnement

    6 personnes

  • Effectuer le contrôle d’ouverture

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Orienter les visiteurs

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les sanitaires

  • Vérifier les stocks

  • Aider les exposants

    2 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Démonter les stands des exposants

    4 personnes

Suivi

  • Rassembler les matériaux utilisés

    4 personnes

  • Empiler les tables et les chaises

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Vérifier le matériel de stand

    2 personnes

  • Rassembler les objets empruntés

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    3 personnes

  • Renvoyer le matériel des exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 20
  • Chaisesqté 60
  • Tables hautesqté 6
  • Comptoirs d'expositionqté 12
  • Porte-manteauxqté 2
  • Poubellesqté 8

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Tablettesqté 3
  • Imprimante d'étiquettes
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Multiprisesqté 12
  • Rallongesqté 12
  • Passe-câblesqté 10
  • Chargeurs USBqté 6
  • Lampes de pocheqté 4

Décoration

  • Bannière de salonqté 2
  • Panneaux de standqté 12
  • Numéros de standqté 30
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Panneaux logoqté 20
  • Nappesqté 20
  • Pots à stylosqté 20

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verres à eauqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Thermos à caféqté 6
  • Carafes d’eauqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteau de chefqté 3
  • Pincesqté 6
  • Petits bolsqté 20
  • Louchesqté 6

Inscription

  • Presse-papiersqté 6
  • Porte-badgesqté 220
  • Braceletsqté 220
  • Tiroirs-caissesqté 2
  • Sets de stylosqté 20
  • Bacs d’informationqté 6

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 4
  • Gants de travailqté 12
  • Ruban de signalisationqté 4

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Chariots de ménage

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvre le formulaire d’inscription assez tôt pour traiter les demandes progressivement : prévois une date limite claire et conserve une liste des exposants confirmés.
  • Demande à chaque exposant ses besoins électriques et alimentaires avant d’attribuer les emplacements. Regroupe ensuite les informations dans un plan unique du salon.
  • Prépare un dossier exposant avec le plan, les horaires, les consignes et les informations pratiques. Envoie-le plusieurs jours avant l’installation pour limiter les questions de dernière minute.
  • Étiquette le matériel par stand dès sa réception : numéros de stand, panneaux, badges et éléments de présentation doivent être regroupés avant l’arrivée des exposants.
  • Le jour J, vérifie les issues de secours avant de préparer l’accueil. Installe ensuite la table d’inscription, les badges, les bracelets, les boissons et les panneaux directionnels.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un Salon du métal ?
Ouvre les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le salon afin de traiter les demandes et de confirmer les exposants. Fixe une date limite suffisamment tôt pour finaliser le plan, les repas et les besoins électriques.
Quand attribuer les emplacements des exposants ?
Attribue les emplacements après avoir reçu les besoins en énergie, les contraintes de matériel et les informations alimentaires. Essaie de verrouiller le plan au moins 2 semaines avant l’événement, puis envoie-le avec le guide des exposants.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?
Prévois au minimum 3 à 4 heures pour installer les tables, chaises, comptoirs, panneaux, numéros de stand et câbles. Ajoute du temps si les livraisons arrivent séparément ou si plusieurs exposants montent leur propre présentation.
Que vérifier juste avant l’ouverture du salon ?
Vérifie les issues de secours, les livraisons, la liste des exposants, les badges, les stands et la signalétique. Fais ce contrôle environ 60 minutes avant l’arrivée du public, puis garde une personne à l’accueil pour les ajustements.

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