Checklist voor een goed georganiseerde metaalbeurs

Een metaalbeurs staat of valt met een strakke voorbereiding van exposanten, standplaatsen en logistiek. Open de aanmeldingen op tijd, verzamel logo’s en stroombehoeften en leg de beursplattegrond ruim voor de opbouw vast. In de laatste week verschuift de aandacht naar badges, standnummers, printwerk, leveringen en catering. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op de beursdag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Exposantenlogo's verzamelen
Stroombehoefte inventariseren
Beursplattegrond maken
2 personen
Exposantenhandleiding versturen
Naambadges bestellen
Bewegwijzering ontwerpen
Catering reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Exposantenlijst controleren
2 personen
Printwerk laten maken
Boodschappen doen
2 personen
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
Standnummers voorbereiden
2 personen
Leveringen bevestigen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Materialen ontvangen
3 personen
Materialen per stand labelen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Apparatuur opladen

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Kabels afplakken
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Standen gebruiksklaar maken
6 personen
Openingscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitair controleren
Voorraad controleren
Exposanten ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Gebruikte materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Standmateriaal controleren
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Exposantenmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Displaybaliesaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Labelprinter
Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 10
USB-ladersaantal 6
Handlampenaantal 4

Decoratie

Beursbanneraantal 2
Standwandenaantal 12
Standnummersaantal 30
Richtingsbordenaantal 12
Logo-panelenaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Pennenbakjesaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 6

Registratie

Clipboardsaantal 6
Badgehoudersaantal 220
Polsbandjesaantal 220
Kassaladesaantal 2
Pennensetsaantal 20
Informatiebakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakkarren

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar het aantal standmedewerkers, de gewenste standafmeting, dieetwensen en benodigde stroom. Daarmee voorkom je dat je na het toewijzen van de standplaatsen opnieuw moet schuiven.
Maak de beursplattegrond zodra de exposantenlijst grotendeels vaststaat en nummer elke stand zichtbaar. Controleer daarna of tafels, stoelen, displaybalies, looproutes en vluchtroutes elkaar niet blokkeren.
Verstuur de exposantenhandleiding uiterlijk 2 weken voor de beurs. Zet daarin de opbouwtijden, aanrijroute, laad- en losafspraken, standnummer, stroomaansluiting en contactpersoon voor de beursdag.
Plan leveringen en materialen per stand, niet alleen per leverancier. Label dozen met standnummer en inhoud; zo belandt presentatiemateriaal niet bij de verkeerde exposant tijdens een drukke opbouw.
Leg registratiemateriaal, badges, polsbandjes, tablets, laptop en labelprinter de avond ervoor klaar. Test de stroomvoorziening en laad alle apparaten op, zodat registratie niet afhankelijk is van één lege accu of losse verlengkabel.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik exposanten uitnodigen voor een metaalbeurs?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken voor de beurs met uitnodigen. Sluit de aanmeldingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodat je standplaatsen, stroombehoefte, logo’s en de plattegrond nog kunt verwerken.
Wanneer maak je de beursplattegrond voor een metaalbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de belangrijkste exposanten zijn bevestigd, meestal 6 weken voor de beurs. Bevries de definitieve plattegrond uiterlijk 2 weken vooraf, zodat standnummers, bewegwijzering en printwerk nog op tijd klaar zijn.
Wat moet er in een exposantenhandleiding voor een metaalbeurs staan?: Neem minimaal opbouw- en openingstijden, standnummer, standafmetingen, laad- en losinstructies, stroomafspraken, contactgegevens en veiligheidsinformatie op. Verstuur de handleiding uiterlijk 14 dagen voor de beurs en stuur wijzigingen direct na.
Wanneer moet ik badges en catering voor een metaalbeurs regelen?: Bestel naambadges zodra de exposantenlijst ongeveer 3 weken voor de beurs gecontroleerd is. Bevestig de catering en dieetwensen uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf; daarna zijn last-minute wijzigingen vaak beperkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.