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Checklist para organizar una feria del metal sin dejar cabos sueltos

Una feria del metal necesita coordinación entre expositores, montaje, registro y servicios básicos. Empieza por cerrar la lista de participantes y sus necesidades, y deja por escrito horarios, normas y distribución de los puestos. La electricidad, la señalización y las acreditaciones suelen causar problemas cuando se revisan demasiado tarde. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al montaje con cada puesto identificado y listo para recibir visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Invitar a los expositores

    2 personas

  • Abrir el formulario de inscripción

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Asignar los espacios de los puestos

    2 personas

  • Recoger los logos de los expositores

  • Inventariar las necesidades de electricidad

  • Crear plano de la feria

    2 personas

  • Enviar el manual del expositor

  • Encargar las acreditaciones

  • Diseñar la señalización

  • Reservar el catering

  • Reservar mesas y sillas

  • Revisar la lista de expositores

    2 personas

  • Encargar material impreso

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Clasificar acreditaciones y pulseras

    2 personas

  • Preparar los números de stand

    2 personas

  • Confirmar entregas

  • Comprobar las rutas de evacuación

    2 personas

  • Preparar la mesa de registro

    2 personas

  • Recibir materiales

    3 personas

  • Etiquetar los materiales por stand

    3 personas

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Preparar el material de presentación

    2 personas

  • Cargar el equipo

Evento

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Descargar el material

    4 personas

  • Montar mesas

    4 personas

  • Colocar las sillas

    3 personas

  • Instalar los paneles del stand

    4 personas

  • Colgar los números de stand

    2 personas

  • Colgar señalización

    2 personas

  • Montar el mostrador de registro

    2 personas

  • Montar el punto de café

    2 personas

  • Preparar el catering

    3 personas

  • Conectar la alimentación eléctrica

    2 personas

  • Fijar los cables con cinta

    2 personas

  • Recibir a los expositores

    3 personas

  • Dejar los stands listos para usar

    6 personas

  • Realizar el control de apertura

    2 personas

  • Registrar a los visitantes

    4 personas

  • Orientar a los visitantes

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Servir aperitivos

    3 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Comprobar el sanitario

  • Comprobar el inventario

  • Apoyar a los expositores

    2 personas

  • Informar a los últimos visitantes

    2 personas

  • Permitir que los expositores desmonten

    4 personas

Seguimiento

  • Recoger materiales usados

    4 personas

  • Apilar mesas y sillas

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Retirar los residuos

    2 personas

  • Limpiar el lugar

    3 personas

  • Comprobar el material del stand

    2 personas

  • Recoger los artículos prestados

    2 personas

  • Devolver los materiales

    3 personas

  • Enviar material de expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesascant. 20
  • Sillascant. 60
  • Mesas altascant. 6
  • Mostradores de exposicióncant. 12
  • Percheroscant. 2
  • Papeleracant. 8

Equipo

  • Portátilcant. 2
  • Tabletscant. 3
  • Impresora de etiquetas
  • Máquinas de cafécant. 3
  • Teterascant. 2
  • Neveras portátilescant. 4
  • Regletascant. 12
  • Cables alargadorescant. 12
  • Alfombrillas para cablescant. 10
  • Cargadores USBcant. 6
  • Linternas de manocant. 4

Decoración

  • Banner de la feriacant. 2
  • Paredes para standscant. 12
  • Números de standcant. 30
  • Señales direccionalescant. 12
  • Paneles con logocant. 20
  • Mantelescant. 20
  • Portalápicescant. 20

Vajilla

  • Tazas de cafécant. 80
  • Vasos para aguacant. 100
  • Platoscant. 100
  • Tenedorescant. 100
  • Cuchilloscant. 100
  • Cucharascant. 100
  • Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

  • Termos de cafécant. 6
  • Jarras de aguacant. 6
  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchillo de chefcant. 3
  • Pinzascant. 6
  • Cuencoscant. 20
  • Cucharonescant. 6

Registro

  • Portapapelescant. 6
  • Portabadgescant. 220
  • Pulserascant. 220
  • Bandejas de cajacant. 2
  • Juego de bolígrafoscant. 20
  • Cubetas informativascant. 6

Seguridad

  • Botiquines de primeros auxilioscant. 2
  • Linternascant. 4
  • Guantes de trabajocant. 12
  • Cinta de advertenciacant. 4

Limpieza

  • Aspiradora
  • Fregonascant. 3
  • Cuboscant. 3
  • Sets de escobacant. 2
  • Carros de limpieza

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Así puedes calcular las raciones y evitar cambios de última hora para los expositores.
  • Pide a cada expositor su logo y sus necesidades eléctricas con antelación suficiente para incorporarlos al plano, los paneles y la distribución de regletas y alargadores.
  • Envía el manual del expositor antes del montaje e incluye horarios de llegada, normas de descarga, ubicación del puesto y procedimiento de registro.
  • Prepara las acreditaciones, pulseras y números de stand por puesto, no en una caja común. Etiquetar los materiales al recibirlos reduce errores durante el montaje.
  • Haz una revisión final el día anterior: rutas de evacuación despejadas, señalización colocada, bebidas enfriándose y material de presentación preparado en la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria del metal?
Ábrelas al menos 6 semanas antes de la feria para poder gestionar las solicitudes, recoger preferencias dietéticas y asignar los espacios con tiempo. Cierra el formulario cuando necesites confirmar catering, mobiliario y acreditaciones.
¿Cuándo se debe enviar el manual del expositor?
Envíalo entre 2 y 3 semanas antes del montaje. Ese plazo permite corregir nombres, logos, necesidades eléctricas y horarios de llegada sin rehacer el plano en el último momento.
¿Cuántas acreditaciones y pulseras hay que preparar?
Prepara una acreditación y una pulsera por persona autorizada y añade un pequeño margen para cambios de última hora. Confirma la cifra definitiva al cerrar la lista de expositores, como mínimo 3 días antes.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria del metal?
Comprueba el plano, los números de stand, las rutas de evacuación, las entregas y la mesa de registro. Deja listas las acreditaciones, el material por puesto y las bebidas enfriándose antes de terminar la jornada.

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