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Messe für Metall organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Messe für Metall müssen Aussteller, Standflächen, Technik und Besucherregistrierung früh ineinandergreifen. Beginne mit Einladungen und Anmeldungen, bevor du Standplätze, Strombedarf und den Messeplan festlegst. Danach folgen Ausstellerleitfaden, Drucksachen, Catering, Mobiliar und Beschilderung. In den letzten Tagen zählen kontrollierte Lieferungen, sortierte Badges, beschriftete Standmaterialien und freie Fluchtwege. Diese Checkliste führt dich in der Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Ausstellerlogos sammeln

  • Strombedarf ermitteln

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Ausstellerleitfaden versenden

  • Namensschilder bestellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Catering reservieren

  • Tische und Stühle reservieren

  • Ausstellerliste überprüfen

    2 Personen

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Badges und Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Standnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Fluchtwege überprüfen

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien erhalten

    3 Personen

  • Materialien pro Stand beschriften

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Kabel abkleben

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Stände betriebsbereit machen

    6 Personen

  • Eröffnungscheck durchführen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

  • Bestand prüfen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Verwendete Materialien einsammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Standmaterial prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Material für Aussteller nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 20
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 6
  • Display-ThekenAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • Etikettendrucker
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 10
  • USB-LadegeräteAnz. 6
  • HandlampenAnz. 4

Dekoration

  • MessestandbannerAnz. 2
  • StandwändeAnz. 12
  • StandnummernAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • LogoplattenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 20
  • StiftehalterAnz. 20

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeethermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 6

Registrierung

  • KlemmbretterAnz. 6
  • BadgehalterAnz. 220
  • ArmbänderAnz. 220
  • KassenladeAnz. 2
  • StiftesetsAnz. 20
  • InfobehälterAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • WarnbandAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Reinigungswagen

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Erfasse dabei nicht nur Kontaktdaten, sondern auch Ernährungswünsche und den voraussichtlichen Strombedarf jedes Ausstellers.
  • Erstelle den Messeplan erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Weise jedem Stand eine Nummer zu und bestätige Standplatz, Logo und benötigte Ausstattung spätestens 3 Wochen vorher.
  • Sende den Ausstellerleitfaden 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Darin sollten Anlieferung, Aufbauzeiten, Standnummern, Stromanschlüsse, Fluchtwege und der Registrierungstisch eindeutig beschrieben sein.
  • Bestelle Namensschilder, Drucksachen und Beschilderung nicht erst in der letzten Woche. Plane mindestens 7 Werktage für Korrekturen, Druck und das Sortieren von Badges und Armbändern ein.
  • Kontrolliere am Vortag alle Lieferungen und beschrifte die Materialien pro Stand. Stelle Getränke kalt, lege Präsentationsmaterial bereit und prüfe Verlängerungskabel, Kabelmatten, Ladegeräte sowie die Stromversorgung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Metall organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit den Ausstellereinladungen und dem Anmeldeformular. Für eine größere Messe oder viele Standplätze solltest du eher 12 Wochen einplanen, damit Rückfragen und Änderungen noch möglich sind.
Wann sollte der Messeplan für eine Metallmesse fertig sein?
Der erste Standplan sollte etwa 4 Wochen vor der Messe stehen, sobald die wichtigsten Anmeldungen geprüft sind. Eine endgültige Version mit Standnummern, Logos und Strombedarf sollte spätestens 10 bis 14 Tage vorher an die Aussteller gehen.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Messetag?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Registrierungstisch, Beschilderung, Mobiliar, Standnummern und Materialverteilung ein. Bei vielen Ausstellern oder mehreren Lieferungen sind 5 bis 6 Stunden realistischer.
Wann muss man Catering und Mobiliar für eine Messe reservieren?
Reserviere Catering, Tische, Stühle, Stehtische und Display-Theken 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Bestätige die Mengen 7 bis 10 Tage vorher, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche aktualisiert wurden.

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