Checklist pour organiser un salon du livre

Un salon du livre demande une organisation précise, car les inscriptions, les stands, les ventes et l’accueil avancent en parallèle. Commence par fixer les horaires, puis structure les inscriptions et confirme les besoins de chaque exposant. À l’approche du jour J, le plan des stands, la signalétique, les badges et les documents imprimés évitent les files et les erreurs. Prévois aussi la caisse, les paiements, les boissons et les encas avant l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le salon sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Vérifier les réservations
Confirmer les rendez-vous avec les exposants
2 personnes
Créer le programme des visiteurs
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les brochures pour les visiteurs
Imprimer les listes de prix
Imprimer les formulaires d’inscription
Étiqueter les tables de livres
2 personnes
Créer la procédure de caisse et de paiement
2 personnes
Préparer l’argent liquide
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l'éclairage et la température
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Aménager les stands de livres
8 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tester le matériel de paiement
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Afficher le programme
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer l'accès et l'inscription
3 personnes
Donner des informations au comptoir d'information
2 personnes
Gérer la caisse
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer le signal de fin
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les livres restants
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Gérer la caisse et la comptabilité
2 personnes
Informer les exposants du déroulement
Gérer les objets trouvés
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16

Décoration

Nappesqté 32
Chemins de tableqté 16
Panneaux de stand de livresqté 32
Panneaux d’informationqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Bureau

Stylosqté 40
Crayonsqté 20
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de papierqté 6
Blocs-notesqté 12
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Calculatricesqté 3
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 300
Autocollants numérotésqté 400
Badges nominatifsqté 100
Distributeurs de papierqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires d’ouverture avant d’envoyer les invitations : ajoute au moins 1 heure pour l’installation et 30 minutes pour le rangement. Les exposants doivent connaître leurs créneaux suffisamment tôt pour confirmer leur présence.
Traite les inscriptions chaque semaine et mets la liste des participants à jour après chaque réponse. Relance les personnes qui n’ont pas indiqué leurs besoins alimentaires ou leurs horaires de rendez-vous.
Prépare le plan des stands dès que les réservations sont stabilisées. Numérote les tables et imprime un plan visiteurs distinct, afin que l’équipe puisse orienter rapidement les participants à leur arrivée.
Imprime les badges, brochures, listes de prix et formulaires au plus tard la veille. Prévois environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs inattendus, les erreurs et les inscriptions sur place.
Teste la procédure de caisse et chaque terminal de paiement avant l’ouverture. Prépare la monnaie, vérifie les rallonges et multiprises, puis garde une solution de paiement de secours si le réseau tombe en panne.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon du livre ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les conditions de participation, le formulaire, les invitations et la promotion doivent être prêts avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du livre ?: Prévois au minimum 1 heure pour une petite installation et 2 à 3 heures si les stands, la signalétique, la sonorisation et les tables doivent être montés sur place. Garde 30 minutes supplémentaires pour les derniers réglages.
Combien imprimer de brochures pour un salon du livre ?: Imprime un exemplaire par visiteur attendu, puis ajoute une marge de 10 à 15 %. Pour 200 visiteurs prévus, prépare donc environ 220 à 230 brochures, en plus des listes de prix et formulaires nécessaires.
Que faut-il préparer pour les paiements sur un salon du livre ?: Prévois une caisse, de la monnaie, les terminaux de paiement et une procédure claire pour les ventes. Teste tout la veille et garde au moins une solution de secours en cas de problème de connexion ou de batterie.

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