Checklist para organizar una feria del libro sin olvidos

Una feria del libro necesita más que mesas y expositores: hay que cerrar horarios, gestionar inscripciones y preparar la información que usarán visitantes y participantes. Esta checklist reúne el trabajo previo, la distribución de los puestos, los materiales impresos, el sistema de cobro y la atención durante la jornada. Úsala en orden y reserva los últimos días para confirmar asistentes, probar los equipos y dejar listo el espacio.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar la feria en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Hacer el plano de puestos
2 personas
Comprobar las reservas
Confirmar las citas con los expositores
2 personas
Crear el programa para los visitantes
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
Diseñar la señalización
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir folletos para visitantes
Imprimir listas de precios
Imprimir formularios de inscripción
Etiquetar las mesas de libros
2 personas
Crear el procedimiento de caja y pago
2 personas
Preparar efectivo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar luz y temperatura
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Montar expositores de libros
8 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Probar el equipo de pago
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar el programa
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar los baños
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Gestionar el acceso y el registro
3 personas
Dar información en el mostrador de información
2 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener ordenadas las mesas de libros
3 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar la señal final
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Recoger los libros sobrantes
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Gestionar el dinero de caja y la administración
2 personas
Informar a los expositores sobre el cierre
Gestionar objetos perdidos
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Impresoras
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharillas de cafécant. 40
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Mantelescant. 32
Manteles runnerscant. 16
Carteles para estanterías de libroscant. 32
Carteles informativoscant. 6
Atriles para programascant. 4
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Portapapelescant. 12
Pizarrascant. 6

Oficina

Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 20
Rotuladores permanentescant. 12
Rollos de papelcant. 6
Bloc de notascant. 12
Portacinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Calculadorascant. 3
Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 300
Pegatinas con númeroscant. 400
Tarjetas de nombrecant. 100
Distribuidores de papelcant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 3

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 4
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y las condiciones de participación antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder actualizar la lista de participantes.
Haz el plano de puestos cuando conozcas las reservas definitivas. Asigna cada mesa con varios días de margen y prepara tarjetas de nombre para evitar cambios y confusiones al montar.
Prepara para visitantes un programa y un mapa, además de señalización visible desde la entrada. Imprime los folletos y las listas de precios al menos 1 día antes, y guarda copias adicionales.
Define el procedimiento de caja antes de abrir: quién cobra, cómo se registran las ventas y dónde se guarda el efectivo. Comprueba los datáfonos, las cajas registradoras, los portátiles, las impresoras y los cables el día anterior.
Calcula las bebidas y aperitivos según la duración de la feria y las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Enfría las bebidas y deja tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y jarras preparados antes de que lleguen los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria del libro?: Empieza al menos 6 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, el horario y las condiciones; después envía invitaciones, gestiona inscripciones y prepara el plano y el programa.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Ciérrala entre 5 y 7 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para confirmar citas con los expositores, asignar mesas, imprimir tarjetas y corregir el mapa de puestos.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria del libro?: Comprueba reservas, equipos de cobro, impresoras, cables, micrófonos y altavoces. También conviene dejar impresos los materiales, enfriar las bebidas y agrupar por zonas las mesas, sillas y señalización.
¿Cuánto material impreso hace falta para los visitantes?: Prepara al menos un programa y un mapa por visitante previsto, más un 10% adicional. Para 100 visitantes, imprime 110 copias de cada documento y deja algunas en la entrada y junto a los puestos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.