Boekenbeurs organiseren: checklist en planning

Een boekenbeurs staat of valt met een duidelijke inschrijving, een logische standindeling en een betaalprocedure die op drukke momenten blijft werken. Leg eerst datum, openingstijden en deelnemersvoorwaarden vast; werk daarna de promotie en reserveringen af. In de laatste week maak je plattegrond, programma, naamkaartjes en bezoekersfolders definitief. Controleer uiterlijk de dag ervoor of tafels, kassa’s, pinapparaten, verlichting en koeling op hun plek kunnen komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Deelnemersformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs promoten via sociale media
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen controleren
Afspraken met standhouders bevestigen
2 personen
Programma voor bezoekers maken
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Bewegwijzering ontwerpen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekersfolders printen
Prijslijsten printen
Inschrijfformulieren printen
Boekentafels labelen
2 personen
Kassa- en betaalprocedure maken
2 personen
Contant geld voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en temperatuur controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Boekenstands inrichten
8 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Betaalapparatuur testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Programma ophangen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Toegang en registratie verzorgen
3 personen
Informatie bij de infobalie geven
2 personen
Kassa beheren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Boekentafels netjes houden
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Eindsignaal aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Overgebleven boeken verzamelen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Kassageld en administratie verwerken
2 personen
Standhouders informeren over afhandeling
Gevonden voorwerpen afhandelen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Printers
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 40
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 32
Tafellopersaantal 16
Boekstandbordjesaantal 32
Infobordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Klembordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Kantoor

Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Permanentmarkersaantal 12
Papierrollenaantal 6
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandhoudersaantal 4
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 300
Nummerstickersaantal 400
Naamkaartjesaantal 100
Papierverspreidersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemersinschrijving niet pas op de beursdag. Plan een vaste deadline, bijvoorbeeld 10 dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen en standindeling nog kunt bijwerken.
Maak per stand een tafelnummer en label voor de boekentafel. Zet de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf om in een bezoekersplattegrond en duidelijke bewegwijzering.
Test pinapparaten, kassa’s, printers en verlengsnoeren minimaal 24 uur vooraf op de locatie. Leg ook een contant startbedrag en een tweede betaalmogelijkheid klaar voordat de deuren opengaan.
Print bezoekersfolders, prijslijsten, inschrijfformulieren en naamkaartjes met een reserve van 10 tot 15 procent. Een extra stapel voorkomt dat je tijdens de beurs opnieuw moet printen.
Koel dranken op tijd en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of kopjes, glazen, borden en bestek klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemersvoorwaarden. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor de beurs, zodat je genoeg tijd houdt voor aanmeldingen en promotie.
Wanneer moet de standindeling van een boekenbeurs klaar zijn?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste reserveringen binnen zijn. Zet de definitieve standindeling 3 dagen vooraf vast en gebruik die voor labels, de plattegrond en de afspraken met standhouders.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenbeurs?: Tel per deelnemer het aantal gereserveerde tafels op en voeg 1 extra tafel toe voor inschrijving, betaling of informatie. Controleer dit minimaal een week vooraf met de beschikbare ruimte en looppaden.
Hoeveel contant geld en betaalpunten heb ik nodig?: Voorzie per kassa een kleine voorraad muntgeld en briefjes en test elk pinapparaat 24 uur vooraf. Bij meer dan 50 bezoekers tegelijk is een tweede betaalpunt verstandig om wachtrijen te beperken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.