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Buchmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Buchmesse steht und fällt mit klaren Abläufen für Aussteller und Besucher. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen bearbeitest. Danach folgen Standaufteilung, Programm, Beschilderung und die Unterlagen für den Messetag. Plane außerdem Technik, Zahlungsabwicklung, Getränke und Snacks frühzeitig ein: Kartenlesegeräte, Drucker, Mikrofone und Kühlboxen werden oft erst kurz vor Beginn vermisst. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerformular anlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe über soziale Medien bewerben

    2 Personen

  • Promotionsplakate verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Termine mit den Standbetreibern bestätigen

    2 Personen

  • Programm für Besucher erstellen

    2 Personen

  • Besucherplan erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherflyer drucken

  • Preisliste drucken

  • Anmeldeformulare ausdrucken

  • Buchtische beschriften

    2 Personen

  • Kassen- und Zahlungsabwicklung einrichten

    2 Personen

  • Bargeld vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Licht und Temperatur prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Buchstände einrichten

    8 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Bezahlgeräte testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Programm aufhängen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Zugang und Registrierung organisieren

    3 Personen

  • Informationen am Infostand geben

    2 Personen

  • Kasse betreuen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Büchertische ordentlich halten

    3 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Zielsignal ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Übrig gebliebene Bücher einsammeln

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Kassengeld und Verwaltung bearbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber über den Ablauf informieren

  • Fundsachen bearbeiten

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 40
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 32
  • TischläuferAnz. 16
  • Buchständer-SchilderAnz. 32
  • InfotafelnAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 6

Büro

  • StifteAnz. 40
  • BleistifteAnz. 20
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • PapierrollenAnz. 6
  • NotizblöckeAnz. 12
  • KlebebandhalterAnz. 4
  • ScherenAnz. 6
  • TackerAnz. 3
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • GeldkassettenAnz. 2
  • ArmbänderAnz. 300
  • NummernaufkleberAnz. 400
  • NamensschilderAnz. 100
  • PapierverteilerAnz. 6

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Kasten

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standaufteilung und Ausstellertermine nicht erst in der letzten Woche fest. Bestätige Reservierungen mindestens 14 Tage vor der Messe und aktualisiere danach die Teilnehmerliste.
  • Plane die Besucherführung auf Papier: Besucherplan, Beschilderung, Namensschilder und Flyer sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Aufbau gedruckt und nach Bereichen sortiert sein.
  • Teste Kassen, Kartenlesegeräte, Laptops, Drucker und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Halte zusätzlich vorbereitetes Bargeld bereit, damit der Verkauf auch bei einer kurzen Verbindungsstörung weiterläuft.
  • Kläre Ernährungswünsche vor dem Einkauf und bereite Getränke und Snacks so vor, dass sie zur Öffnungszeit bereitstehen. Getränke lassen sich in Kühlboxen und Thermoskannen getrennt nach kalt und heiß organisieren.
  • Vergiss die Übergänge zwischen Programm und Messebetrieb nicht: Handmikrofone, Lautsprecher und LED-Lampen brauchen einen Funktionstest vor Einlass. Benenne dafür eine Person, die während der Öffnungszeiten Technik und Besucherfragen koordiniert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Teilnahmebedingungen und dem Teilnehmerformular. Einladungen und Ausstelleranmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin laufen, damit für Standaufteilung und Programm genügend Zeit bleibt.
Wann sollte man die Aussteller einer Buchmesse bestätigen?
Prüfe Reservierungen laufend und bestätige Standtermine spätestens 14 Tage vor der Buchmesse. Schicke danach Standnummer, Aufbauzeit, Besucherplan und wichtige Zahlungsinformationen in einer gemeinsamen Nachricht.
Was muss man für eine Buchmesse drucken?
Plane Besucherflyer, Besucherplan, Beschilderung, Namensschilder, Preisliste und Anmeldeformulare ein. Drucke die Unterlagen 3 bis 5 Tage vor dem Termin und lege einen zusätzlichen Satz von etwa 10 Prozent für Nachdrucke oder Verluste zurück.
Wann sollte die Technik für eine Buchmesse geprüft werden?
Teste Kassen, Kartenlesegeräte, Laptops, Drucker, Lautsprecher und Mikrofone am Vortag vollständig. Kontrolliere dabei auch Verlängerungskabel, LED-Lampen und die Stromversorgung an jedem Stand, spätestens 2 Stunden vor dem Einlass erneut.

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