Organiser un salon du livre, étape par étape

Un salon du livre se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un programme de rencontres. Commence par fixer la date et le lieu avant de contacter les libraires, les auteurs et les intervenants. Ensuite, construis le plan des stands, traite les inscriptions et verrouille les besoins techniques et alimentaires. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les réservations, préparer l’accueil et acheminer les livres sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les libraires participants
2 personnes
3
Attribuer les tables et les stands
2 personnes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Inviter les auteurs et les intervenants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les réservations
2 personnes
10
Créer un plan des stands
2 personnes
11
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
12
Compter les bracelets et les billets
13
Organiser le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
14
Envoyer les consignes aux libraires
15
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
16
Publier les informations de stationnement
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Confirmer les présentations de livres
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Informer les exposants de livres
23
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les stands selon le plan
6 personnes
30
Disposer les livres par genre
8 personnes
31
Afficher les prix et les offres
4 personnes
32
Aménager le comptoir d’accueil et d’information
2 personnes
33
Aménager le coin lecture
3 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Distribuer les informations du programme
45
Soutenir les vendeurs de livres
2 personnes
46
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Ranger le coin lecture
52
Accueillir l’auteur
53
Animer la présentation du livre
2 personnes
54
Animer la séance de questions-réponses
55
Faciliter les séances de dédicaces
2 personnes
56
Animer la deuxième présentation
2 personnes
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Fermer les tables de vente
4 personnes

Suivi

59
Rassembler les livres non vendus
6 personnes
60
Remettre les livres dans les cartons
6 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le point café
2 personnes
63
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter l’espace de présentation
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les provisions restantes
2 personnes
71
Répondre aux questions des visiteurs
72
Clôturer la gestion des paiements et des entrées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 4
Bibliothèquesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Chariots de transportqté 4

Présentation

Chevalets de conférenceqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Présentoirs à livresqté 30
Presse-papiersqté 6

Décoration

Guirlandes de livresqté 8
Nappesqté 24
Lumières décorativesqté 10
Petits vasesqté 8

Inscription

Bureaux d’accueilqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 150
Panneaux de numéros de tableqté 30
Stylosqté 30
Carnets de reçusqté 4
Bacs à monnaieqté 2

Signalétique

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Supports pour panneauxqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 16
Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant les invitations : prévois au moins 8 à 12 semaines pour contacter les libraires, répartir les tables et publier le programme.
Demande les besoins alimentaires et techniques dès l’inscription, puis relance les personnes sans réponse 10 jours avant le salon. Les demandes tardives sont difficiles à intégrer au programme.
Dessine le plan des stands après avoir reçu le nombre définitif d’exposants. Garde une allée d’au moins 1,20 m et réserve un espace clairement visible pour l’accueil et les présentations.
Prépare les badges nominatifs, les étiquettes de prix, les billets et les bracelets au plus tard la veille. Compte-les une seconde fois avec la personne qui tient le comptoir d’accueil.
Teste le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones et les rallonges 2 à 3 heures avant l’ouverture. Prévois aussi un ordinateur chargé et un terminal de paiement opérationnel pour éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs libraires, auteurs et présentations. Commence par la date et le lieu, puis laisse au moins 4 semaines pour les inscriptions et la promotion.
Quand faut-il inviter les auteurs et les libraires ?: Contacte-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Confirme leur présence, leurs horaires et leurs besoins au plus tard 10 jours avant.
Comment organiser les stands d’un salon du livre ?: Attribue les tables après avoir obtenu la liste définitive des participants, environ 3 semaines avant le salon. Prépare ensuite un plan numéroté et envoie les consignes aux libraires au moins 7 jours avant l’ouverture.
Quand préparer le matériel et les livres ?: Trie le matériel et vérifie la liste des courses la veille. Achemine les livres, les présentoirs et les éléments d’accueil 2 à 3 heures avant l’ouverture, afin de garder du temps pour tester la technique et installer les stands.

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