Organiser un Salon du vélo : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Verrouille le plan des stands avant d’envoyer les informations aux exposants. Prévois l’emplacement des vélos, des supports de réparation, des vélos d’essai et des passages suffisamment larges pour éviter de modifier l’installation le jour même.
• Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les régimes alimentaires et préparer les badges. Une vérification à J-7 permet aussi de relancer les inscrits dont les coordonnées ou les besoins restent incomplets.
• Teste toute la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateur, tablettes, imprimante, enceintes, microphone, rallonges, multiprises et stations de recharge. N’attends pas l’arrivée des visiteurs pour découvrir qu’un câble manque.
• Prépare séparément le matériel des essais à vélo : casques, gilets réfléchissants, antivols, cônes, rubalise et pompes. Vérifie les vélos et délimite le parcours avant l’arrivée des exposants.
• Organise le transport et le stockage en deux temps. Apporte les tables, cloisons, supports et bacs avant l’installation, puis réserve un espace identifié pour les glacières, les produits frais et le matériel qui ne doit pas rester dans les stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon du vélo ?

Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les réservations et contrôler les autorisations. Garde les 7 derniers jours pour le programme final, les badges, les impressions et les relances.

Quand faut-il envoyer les informations aux exposants ?

Envoie un premier dossier dès que les stands sont confirmés, puis la version définitive au plus tard 10 jours avant l’événement. Ajoute la plattegrond, les horaires, les accès, le stationnement et les consignes de montage.

Que faut-il vérifier la veille d’un Salon du vélo ?

La veille, inspecte le lieu, les stands, les prises électriques, l’éclairage, la sonorisation, les essais à vélo et la signalétique. Vérifie aussi que les badges, la liste des vélos, les supports imprimés et les boissons réfrigérées sont prêts.

Combien de prises électriques prévoir pour un Salon du vélo ?

Compte au minimum une multiprise ou un point de branchement par zone technique, puis ajoute une rallonge de secours par espace. Teste chaque circuit avant l’ouverture et sépare les chargeurs, l’imprimante et la sonorisation lorsque la puissance disponible est limitée.

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