Designmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Eine Designmarkt-Checkliste hilft dir, Aussteller, Standflächen und Besucherinformation rechtzeitig zusammenzubringen. Beginne mit Lieferanten, Genehmigungen und Teilnehmern, bevor du Drucksachen oder Ausstattung bestellst. In der letzten Woche zählen bestätigte Lieferzeiten, ein klarer Lageplan und ein funktionierender Kassenablauf. Plane außerdem Aufbau, Beschilderung und Verpflegung so, dass am Veranstaltungstag niemand nach Klebeband, Wechselgeld oder einem freien Tisch suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Lieferanten auswählen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferantenliste aktualisieren
Standbetreiber informieren
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Standnummern zuweisen
Reservierungen vornehmen
Lieferzeiten abstimmen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsunterlagen bereitlegen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Kassenablauf festlegen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Namensschilder entwerfen
Wegweiser entwerfen
Drucksachen vorbereiten
Ausstellerbrief ausdrucken
Materialien inventarisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Pakete pro Stand zusammenstellen
3 Personen
Druckmaterial sortieren
2 Personen
Kassen testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Kleiderständer aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Standbetreiber zu den Ständen weisen
3 Personen
Standaufbau kontrollieren
3 Personen
Preisliste prüfen
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Eingangstheke besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepunkt sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Rundgang entlang der Stände machen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Kassen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Standmaterial sammeln
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Kleiderständer zurückstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geliehene Sachen zählen
2 Personen
Materialien verpacken
3 Personen
Lieferantensachen zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundsachen sortieren
Fundgegenstände registrieren
Standbetreiber über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 12
DisplaywürfelAnz. 24
PräsentationswändeAnz. 36
BarhockerAnz. 8
TransportwagenAnz. 4
KassentischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 100
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
StoffrückwändeAnz. 12
WimpelkettenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 12
KreidetafelnAnz. 24
Halter für PreisschilderAnz. 48
SpiegelAnz. 8
GirlandenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 16
LED-SpotsAnz. 12
BatterielaternenAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8
SpülbeckenAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Druckmaterial

StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
ProgrammflyerAnz. 500
PläneAnz. 400
NamensschilderAnz. 40
PreisschilderAnz. 200
RegistrierungsformulareAnz. 100

Büromaterial

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
Wasserfeste StifteAnz. 24
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
EtikettenAnz. 300
BargeldschälchenAnz. 4

Sicherheit

KabelmattenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
RegencapesAnz. 20

Abfall

AbfallbehälterAnz. 12
PapiercontainerAnz. 4
GlascontainerAnz. 4
Kisten für RückgabewarenAnz. 12

Tipps

Bestätige Aussteller und Lieferanten spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Prüfe dabei Standnummern, Lieferzeiten, Ernährungswünsche und die aktuelle Kontaktliste.
Erstelle den Lageplan mindestens 7 Tage vor dem Markt. Weise jedem Stand eine Nummer zu und berücksichtige Wege für Transportwagen, Besucher sowie Lieferungen.
Lege Zahlungsart und Kassenablauf vor dem Druck der Ausstellerinformationen fest. Für jede Kasse sollten mindestens zwei Personen eingewiesen sein: eine für Zahlungen und eine als Reserve.
Plane die Ausstattung nach Standzahl statt nach Gefühl. Zähle Tische, Klappstühle, Präsentationswände, Kleiderständer und Preisschildhalter einzeln und prüfe zusätzlich Kühlung sowie Kaffeeausstattung.
Drucke Wegweiser, Namensschilder, Standnummern und die Kontaktliste spätestens 2 Tage vorher. Lege Versicherungsunterlagen, Genehmigungen und den Ausstellerbrief gemeinsam in einer beschrifteten Mappe bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Designmarkt-Checkliste starten?: Starte etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Aussteller, Genehmigungen und Lieferanten brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration und Drucksachen.
Wann sollte der Lageplan für einen Designmarkt fertig sein?: Schließe den Lageplan spätestens 7 Tage vorher ab. Dann kannst du Standnummern, Wegweiser und Informationen für die Standbetreiber noch rechtzeitig anpassen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Designmarkt?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro anwesender Person, bei längeren Märkten mit etwa 1 bis 2 weiteren Getränken pro Stunde. Plane zusätzlich Kaffee und Wasser für Aussteller und Helfer ein.
Was muss ich am Tag vor dem Designmarkt erledigen?: Prüfe am Vortag alle Lieferzeiten, Materialien, Kassen und Beschilderungen. Drucksachen, Kontaktliste, Genehmigungen und Versicherungsunterlagen sollten dann bereits sortiert und griffbereit sein.

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