Organiser un salon des vacances sans rien oublier

Un salon des vacances demande de coordonner les visiteurs, les exposants, les présentations et l’accueil sur place. Commence par fixer les horaires, ouvrir les inscriptions et confirmer les participants, puis construis le plan des stands et le programme. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier le matériel, les impressions, le catering et l’orientation des visiteurs. Cette checklist rassemble les 74 tâches et les 90 éléments à prévoir dans l’ordre où tu en auras besoin.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Répartir les régions de voyage
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Créer le plan des stands
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Publier les horaires des présentations
Vérifier le parcours des visiteurs
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
Vérifier les imprimés
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers des visiteurs
3 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Imprimer le planning des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Décorer les tables des stands
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Accrocher les affiches de voyage
3 personnes
Garnir les tables d'information
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le coin présentation
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les dossiers des visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les panneaux de signalisation
Gérer la technique pendant les présentations
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Clore la dernière présentation
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 18
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Panneaux de standqté 18
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 10
Nappesqté 26

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Cartes du mondeqté 6
Affiches de voyageqté 24
Drapeauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Globes décoratifsqté 4
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 18

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 150
Porte-serviettesqté 18

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Ciseauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Catering

Dossiers visiteursqté 180
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylos de comptoirqté 20
Panneaux de directionqté 18
Panneaux numéros de standqté 18
Brochures d’informationqté 500
Blocs-notesqté 100
Organisateurs de comptoirqté 4
Courses
Supports de menuqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 12
Glacières pour boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 24
Carafes d'eauqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Tableau blancqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Formulaires d'inscriptionqté 250
Braceletsqté 250
Caisseqté 2
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2
Cliques de présentationqté 2
Panneaux d’affichageqté 8
Blocs pour chevaletqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Attaches-câblesqté 100
Serre-câblesqté 100
Étiquettesqté 300
Marqueursqté 24
Stylos de comptoirqté 30
Presse-papiersqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixe les horaires d’ouverture avant d’envoyer les invitations : les visiteurs doivent connaître l’heure d’arrivée et les exposants doivent recevoir un délai précis pour confirmer leur présence.
Traite les inscriptions dès leur arrivée et note les besoins alimentaires au même endroit. Cela te permet de commander le catering avec un nombre fiable de repas et d’éviter les demandes oubliées le jour du salon.
Finalise le plan des stands avant d’imprimer la liste des exposants et les panneaux de direction. Vérifie aussi le parcours entre l’entrée, les stands, les présentations et les zones de réservation.
Teste chaque présentation au moins la veille avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones sans fil. Prévois les rallonges, multiprises et clés USB sur place, pas dans une caisse restée au bureau.
Le matin de l’ouverture, refroidis les boissons, installe les badges, les dossiers visiteurs et les imprimés, puis fais un tour complet du lieu. Garde au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour corriger un branchement ou un panneau mal placé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des vacances ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les inscriptions, les exposants, les réservations et le programme doivent être suffisamment avancés avant de commander le catering et d’imprimer les supports.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’un salon des vacances ?: Prévois pour chaque exposant un emplacement défini, les informations pratiques, un badge et les éléments de stand nécessaires. Envoie le plan et les horaires au moins 7 jours avant l’événement afin de limiter les questions de dernière minute.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le salon ?: Réserve au minimum 2 à 3 heures pour installer les tables, panneaux, chaises, signalétique, décoration et matériel audiovisuel. Ajoute 60 minutes de marge pour tester les présentations et vérifier le parcours des visiteurs.
Quand commander le catering pour un salon des vacances ?: Commande-le dès que les inscriptions et les besoins alimentaires sont suffisamment stabilisés, idéalement 7 à 10 jours avant le salon. Mets à jour le nombre final de repas 48 heures avant l’ouverture si le prestataire l’accepte.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.