Urlaubsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche Datum und Öffnungszeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Öffne gleichzeitig das Anmeldeformular und frage Ernährungswünsche direkt ab, statt sie später einzeln nachzufassen.
• Bestätige Aussteller spätestens 3 Wochen vorher und teile ihnen ihr Reisegebiet, den Standplan, Aufbauzeiten sowie technische Vorgaben gesammelt mit. So vermeidest du Rückfragen zu Standwänden, Strom und Präsentationen.
• Stelle das Programm mindestens 10 Tage vor Beginn online. Lege Moderatoren und Präsentationszeiten fest und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag.
• Kontrolliere die Besucherroute vor dem Einlass einmal vollständig: Eingang, Wegweiser, Absperrpfosten, Stände und Ausgang müssen ohne Gegenverkehr funktionieren. Drucke Ausstellerliste und Freiwilligenplan zusätzlich aus, falls digitale Informationen ausfallen.
• Bestelle Catering nach der finalen Anmeldezahl und rechne Getränke für die erwarteten Besucher getrennt von den Ausstellern. Kühle Getränke am Vorabend, fülle Besuchermappen und Namensschilder vorher und öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Urlaubsmesse organisieren?

Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und Anmeldung. Die Aussteller sollten etwa 3 Wochen vor der Messe bestätigt sein, damit Standplan und Informationen rechtzeitig verschickt werden können.

Wann muss der Standplan für eine Urlaubsmesse fertig sein?

Schließe den Standplan spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung ab. Plane danach noch mindestens 3 Tage für Korrekturen, Wegweiser und die Besucherroute ein.

Wann sollte man die Technik für die Urlaubsmesse testen?

Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein kurzer Funktionstest 60 Minuten vor dem Einlass.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Urlaubsmesse?

Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, Möbel, Standwände, Dekoration, Namensschilder und Technik ein. Bei vielen Ausstellern oder mehreren Präsentationsbereichen sind 2 bis 3 Stunden realistischer.

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