Checklist para organizar una feria de vacaciones

Una feria de vacaciones necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Primero fija la fecha y el horario, abre las inscripciones y confirma a los expositores; después organiza las regiones, el plano de stands y el programa. En la última semana conviene cerrar reservas, catering, material impreso y acreditaciones. Esta checklist también incluye lo que suele llegar tarde: probar las presentaciones, preparar la ruta de visitantes, enfriar las bebidas y dejar lista la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el horario de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Asignar las regiones de viaje
2 personas
Enviar información a los expositores
Hacer el plano de los stands
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Contratar a los presentadores
Publicar los horarios de presentación
Comprobar la ruta de visitantes
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
Revisar el material impreso
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Rellenar carpetas para visitantes
3 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Imprimir el horario de voluntarios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Numerar los stands
2 personas
Decorar las mesas altas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar pósteres de viaje
3 personas
Surtir las mesas de información
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el rincón de presentación
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Entregar las carpetas de visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar los carteles de ruta
Operar la técnica durante las presentaciones
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Cerrar la última presentación
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 18
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 120
Paredes para standscant. 18
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 10
Mantelescant. 26

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces para portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Mapas del mundocant. 6
Pósteres de viajecant. 24
Banderascant. 20
Guirnaldas de banderinescant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Globos decorativoscant. 4
Plantascant. 12
Decoración de mesacant. 18

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 150
Porta-servilletascant. 18

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Tijerascant. 6
Pinzas de servircant. 6

Catering

Carpetas para visitantescant. 180
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Bolígrafos para la recepcióncant. 20
Señales de rutacant. 18
Carteles con números de puestocant. 18
Folletos informativoscant. 500
Bloc de notascant. 100
Organizadores de mostradorcant. 4
Compras
Atriles para menúcant. 8
Bandejas de servircant. 18
Cucharones para buffetcant. 12
Enfriadores de bebidascant. 4
Vasos térmicoscant. 24
Jarras de aguacant. 12
Pizarrascant. 10
Pizarra blancacant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Formularios de inscripcióncant. 250
Pulserascant. 250
Caja registradoracant. 2
Máquina de sellado
Calculadorascant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Tableros de corchocant. 8
Bloc de rotafoliocant. 2
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Bridascant. 100
Bridascant. 100
Etiquetascant. 300
Rotuladorescant. 24
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Portapapelescant. 10

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Publica la fecha y el horario de apertura antes de enviar las invitaciones, y deja al menos 2 semanas para gestionar las inscripciones y recoger preferencias dietéticas.
Confirma a los expositores antes de cerrar el plano de stands. Envía después la distribución, los horarios y las indicaciones de montaje para evitar cambios durante la última semana.
Prueba cada presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos inalámbricos como mínimo 1 día antes; revisa también cables alargadores, regletas y memorias USB.
Prepara con antelación las acreditaciones, las carpetas para visitantes, la lista de expositores y el horario de voluntarios. Imprime copias adicionales para recepción y coordinación.
El día anterior, coloca las señales de ruta, revisa el recorrido de visitantes y enfría las bebidas. Reserva tiempo para abrir el espacio, montar mesas y sillas y comprobar la iluminación antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vacaciones?: Empieza al menos 6 semanas antes para publicar la fecha, enviar invitaciones, abrir inscripciones y confirmar expositores. Dedica la última semana al plano de stands, el programa, el catering, las acreditaciones y el material impreso.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una feria?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para revisar preferencias dietéticas, confirmar reservas, preparar acreditaciones y ajustar las cantidades del catering.
¿Cuándo hay que probar el equipo de las presentaciones?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, soportes, cables y regletas, y guarda las presentaciones en una memoria USB de respaldo.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?: Deja listas las señales de ruta, la decoración, las carpetas de visitantes, las listas impresas y las bebidas frías. También conviene comprobar el recorrido, confirmar las reservas y preparar el horario de voluntarios antes de abrir el espacio.

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