Organiser un salon des startups sans rien oublier
Un salon des startups demande de coordonner les exposants, les intervenants, les visiteurs et la logistique au même moment. Cette checklist regroupe les 56 tâches et 41 fournitures du plan, de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des tables et des chaises. Commence par fixer la date, le lieu et le profil des participants, puis avance vers les inscriptions, le programme et les stands. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins alimentaires, les badges, la signalétique et le matériel technique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le profil des participants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Enregistrer les exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la technique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Créer la signalisation
2 personnes
Informer les exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer le tour de pitch
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Ouvrir l’apéritif de réseautage
2 personnes
Ravitailler le catering
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 12
- Comptoir d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Câbles HDMIqté 3
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Sous-tassesqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
Décoration
- Nappes en tissuqté 18
- Plantesqté 12
- Porte-nomsqté 80
- Panneaux de standqté 20
- Presse-papiersqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chariot de nettoyage
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie aussi les espaces disponibles : zone d’accueil, emplacements des stands, circulation, restauration et espace de présentation.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur quelques jours avant le salon. Prévois une solution distincte pour les régimes signalés, plutôt que de compter sur une estimation le jour même.
- Finalise le plan des stands et le programme avant d’imprimer les badges, le programme et la signalétique. Un changement tardif peut rendre les panneaux, les listes d’inscription et les informations envoyées aux exposants incohérents.
- Teste la technique sur place avant l’ouverture : projecteur, écran, haut-parleurs, microphones sans fil, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Garde des batteries externes et des câbles de rechange à l’accueil pour éviter une interruption pendant les présentations.
- Prépare l’accueil avec le comptoir d’inscription, la liste imprimée, les badges et un espace clair pour les manteaux. Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour vérifier les stands, installer les tables et les chaises, puis contrôler les poubelles et les zones de circulation.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon des startups ?
- Commence plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le lieu et la date sont confirmés. Les invitations aux exposants et aux intervenants doivent partir avant l’ouverture des inscriptions, afin de laisser au moins deux à trois semaines pour les réponses et les ajustements.
- Combien de temps avant faut-il finaliser le programme ?
- Finalise le programme au moins 7 jours avant le salon. Cela laisse le temps d’informer les exposants, de préparer les badges, d’imprimer le programme et de corriger la signalétique avant l’installation.
- Quand réserver le traiteur et la technique pour un salon des startups ?
- Réserve le traiteur et la technique dès que la date, le lieu et le format sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Confirme ensuite les quantités et les besoins particuliers quelques jours avant l’événement.
- Que faut-il vérifier le matin du salon des startups ?
- Prévois une vérification complète avant l’arrivée du public : espaces, stands, tables, chaises, accueil, badges, signalétique et matériel audiovisuel. Arrive au minimum 90 minutes avant l’ouverture pour tester les microphones, le projecteur et les branchements.
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