Checklist para organizar una feria de startups sin olvidos
Una feria de startups necesita coordinar expositores, ponentes, asistentes y puestos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist de 56 tareas te ayuda a avanzar desde la fecha y el lugar hasta el montaje, con una lista de 41 materiales y equipos. El orden importa: primero confirma participantes e inscripciones; después cierra el plano, el programa, el catering y la técnica. Así detectas a tiempo necesidades dietéticas, cables, micrófonos y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Invitar a los ponentes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en redes sociales
Registrar a los expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Reservar el catering
Reservar técnica
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa
Crear la señalización
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Imprimir la lista de registro
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar el material del stand
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Presentar los aperitivos
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Inaugurar el cóctel de networking
2 personas
Reponer el catering
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Abrebotellascant. 4
Decoración
- Manteles de telacant. 18
- Plantascant. 12
- Portanombrescant. 80
- Carteles de standcant. 20
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Carro de limpieza
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el perfil de los participantes antes de enviar invitaciones. Sin esos datos, el formulario de inscripción y la promoción en redes sociales tendrán que modificarse después.
- Da a expositores y ponentes una fecha límite clara para confirmar su participación. Pide también con antelación la información necesaria para el plano de puestos, las tarjetas de nombre y el programa final.
- Revisa las inscripciones al menos una vez por semana y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. El número final de asistentes debe servir también para calcular vasos, tazas, platos y cubiertos.
- Haz una prueba técnica antes de abrir la feria: comprueba portátiles, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, cables HDMI, alargadores y regletas. Los adaptadores y las baterías externas suelen olvidarse hasta el montaje.
- Reserva tiempo específico para el montaje y llega antes de la apertura. Comprueba los espacios, coloca mesas y sillas, prepara el mostrador de registro, instala la señalización y deja lista la lista impresa de registro antes de que llegue el primer asistente.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo empezar a organizar una feria de startups?
- Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Durante las primeras 2 semanas confirma ubicación y participantes; después abre las inscripciones y reserva con margen el catering y la técnica.
- ¿Cuándo cerrar las inscripciones de una feria de startups?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Ese plazo permite ajustar el catering, preparar las tarjetas de nombre, imprimir el programa y actualizar la lista de registro.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar una feria de startups?
- Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje, además del tiempo de la prueba técnica. Mesas, sillas, puestos, señalización, registro y equipos deben estar comprobados antes de abrir las puertas.
- ¿Qué equipo técnico necesito para una feria de startups?
- Como base, prevé un portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos inalámbricos, además de cables HDMI, alargadores, regletas y baterías externas. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes.
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