Startup-Messe organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Startup-Messe steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Zielgruppe, Datum und Ort fest, dann gewinnst du Aussteller und Redner. Danach folgen Anmeldung, Standplanung, Programm, Catering und Technik. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Registrierung, Beschilderung und Material wirklich einsatzbereit sind. Diese Checkliste deckt die 56 Planungsschritte und 41 benötigten Dinge des Plans ab – vom ersten Versand der Einladungen bis zur Kontrolle der Räume am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Redner einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Werbung posten
Standbetreiber registrieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Catering reservieren
Technik reservieren
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
Beschilderung erstellen
2 Personen
Standbetreiber informieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Registrierungsliste drucken
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks präsentieren
2 Personen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Pitchrunde moderieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Netzwerkempfang eröffnen
2 Personen
Catering auffüllen
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstheke
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- HDMI-KabelAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- UntertassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
Dekoration
- StofftischdeckenAnz. 18
- PflanzenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 80
- StandschilderAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Reinigungswagen
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung erst, wenn die Aussteller registriert sind. So kannst du unterschiedliche Standgrößen und Strom- oder Technikbedarf berücksichtigen, statt die Tische später mehrfach umzustellen.
- Lege einen festen Anmeldeschluss fest, zum Beispiel 7 Tage vor der Messe. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und drucke die Registrierungsliste erst nach diesem Termin aus.
- Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und HDMI-Kabel mindestens am Vortag gemeinsam. Verlängerungskabel und Powerbanks werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
- Stelle Namensschilder, gedrucktes Programm und Beschilderung am Registrierungstresen bereit, bevor die ersten Gäste eintreffen. Eine zweite Registrierungsliste spart Zeit, falls mehrere Personen gleichzeitig ankommen.
- Kontrolliere beim Öffnen der Location jeden Raum: Tische, Stühle, Barhocker, Abfallbehälter, Kaffeemaschinen und Kühlboxen müssen dort stehen, wo sie im Ablaufplan vorgesehen sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Startup-Messe organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnehmerprofil sowie Einladungen an Aussteller und Redner. Die Anmeldung und Werbung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann sollte das Programm einer Startup-Messe feststehen?
- Finalisiere das Programm etwa 2 Wochen vor der Messe, sobald die Redner und Aussteller bestätigt sind. Drucke Programm und Beschilderung danach mit mindestens 3 bis 5 Werktagen Puffer.
- Wie viele Aussteller braucht eine Startup-Messe?
- Die passende Zahl hängt von Raum und Zielgruppe ab; plane die Standaufteilung erst nach den verbindlichen Anmeldungen. Lass zusätzlich mindestens 10 Prozent der Stand- oder Tischkapazität als Reserve frei.
- Was muss man am Tag vor der Startup-Messe prüfen?
- Kontrolliere am Vortag die komplette Technik, Namensschilder, Registrierungsliste, Catering, Geschirr und Beschilderung. Für den Aufbau solltest du mindestens 2 Stunden vor dem Einlass Zugang zur Location haben.
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