Startupbeurs organiseren: complete checklist
Een startupbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Bevestig eerst datum en locatie, bepaal voor wie de beurs bedoeld is en nodig daarna standhouders en sprekers uit. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, leg je de standindeling, het programma, de catering en de techniek vast. In de laatste week controleer je naamkaartjes, bewegwijzering, materialen en registratielijsten. Op de dag zelf begin je met het openen en controleren van de locatie voordat tafels, stoelen en registratiebalie worden geplaatst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Deelnemersprofiel vaststellen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Standhouders registreren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Standhouders informeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Registratielijst afdrukken
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pitchronde begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Netwerkborrel openen
2 personen
Catering aanvullen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Registratiebalie
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projector
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- HDMI-kabelsaantal 3
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Schoteltjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
Decoratie
- Stoffen tafelkledenaantal 18
- Plantenaantal 12
- Naamkaartjeshoudersaantal 80
- Standbordenaantal 20
- Klembordenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakkar
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de standindeling vast zodra de standhouders geregistreerd zijn. Houd daarbij rekening met looproutes, zichtbaarheid van stands en de plek van de registratiebalie.
- Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters enkele dagen voor de beurs door aan de cateraar. Zo voorkom je ontbrekende maaltijden en te weinig servies.
- Test techniek vóór de deuren opengaan: controleer laptops, projector, scherm, luidsprekers, draadloze microfoons en HDMI-kabels. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks klaar op één vaste plek.
- Maak de registratielijst en naamkaartjes niet pas op de ochtend zelf. Verwerk nieuwe aanmeldingen tot een afgesproken sluitmoment en neem een geprinte reservelijst mee voor wijzigingen aan de balie.
- Plan de opbouw met voldoende marge voor tafels, stoelen, barkrukken, bewegwijzering en stands. Open de locatie minstens 2 uur vóór de eerste bezoekers, zodat je ruimtes en aansluitingen rustig kunt controleren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een startupbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersprofiel, standhouders en sprekers. Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de beurs en maak het programma ongeveer 2 weken vooraf definitief.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een startupbeurs?
- Plan minstens 2 uur voor de opbouw op locatie. Reken extra tijd als je meerdere stands, een registratiebalie, projectie en microfoons moet aansluiten; test de techniek voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet je de catering voor een startupbeurs reserveren?
- Reserveer de catering zodra de datum, locatie en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de beurs door.
- Wat moet je meenemen naar een startupbeurs?
- Controleer naast tafels en stoelen ook registratiebalie, naamkaartjes, programma's, bewegwijzering en afvalbakken. Voor techniek heb je onder meer laptops, projector, HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks nodig; maak de materiaalcontrole uiterlijk de dag ervoor af.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!