Checklist pour organiser un salon des spécialités gastronomiques

Un salon des spécialités gastronomiques demande une coordination précise entre les exposants, les inscriptions et la dégustation. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation de la date au démontage. Prévoyez notamment le plan des stands, les besoins alimentaires, les allergènes, les livraisons et le matériel de service. Les boissons, produits frais et équipements de réfrigération doivent être vérifiés juste avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les exposants participants
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer les exposants
Coordonner les livraisons
Composer le menu de dégustation
2 personnes
Rassembler les informations sur les allergènes
Concevoir les menus
Préparer les badges nominatifs
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dégustations
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les points d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Installer les réfrigérateurs
2 personnes
Numéroter les tables hautes
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Présenter les produits d’essai
6 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir les dégustations
6 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitiller les plateaux de dégustation
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Clôturer la vente et la dégustation
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et le bar
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transmettre les commandes supplémentaires aux exposants
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 12
Jupes de tableqté 18
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 250
Verresqté 220
Verres à vinqté 180
Tassesqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 30
Petits bolsqté 40
Pincesqté 25
Louchesqté 15

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Gels hydroalcooliquesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 10
Couteaux de chefqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 30
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Pancartes de tableqté 20
Porte-menusqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 8 semaines à l’avance afin de laisser aux exposants le temps de confirmer leur participation et de préparer leurs produits.
Demandez les besoins alimentaires et les informations sur les allergènes dès l’inscription. Regroupez ces données avant de composer le menu de dégustation et les menus imprimés.
Préparez le plan des stands avant l’installation : indiquez les tables, les tentes, les zones de circulation et les prises nécessaires pour les réfrigérateurs, machines à café et plaques chauffantes.
Coordonnez les livraisons avec chaque exposant au moins 3 jours avant le salon. Pour les produits frais, prévoyez un passage de récupération le jour même et vérifiez immédiatement les conditions de conservation.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les assiettes, verres, couverts, plateaux et pinces par poste de dégustation. Gardez une réserve séparée pour les remplacements pendant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des spécialités gastronomiques ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les exposants, les inscriptions, les livraisons, la promotion et le matériel doivent être confirmés au plus tard 7 jours avant l’ouverture.
Quand faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les 8 semaines avant le salon, puis envoyez les informations pratiques au moins 3 semaines avant. Demandez leur confirmation définitive 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les dégustations et les produits frais ?: Préparez les éléments non périssables la veille. Récupérez les produits frais le jour même, puis gardez-les au réfrigérateur ou dans des glacières jusqu’à leur mise en place.
Combien de vaisselle faut-il prévoir pour les dégustations ?: Prévoyez au minimum 1,5 assiette, verre et couvert par participant attendu, plus une réserve de 10 à 15 %. Cette marge couvre les chutes, les changements de dégustation et les remplacements pendant le salon.

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