Checklist voor een goed georganiseerde delicatessenbeurs
Een delicatessenbeurs staat of valt met een strakke voorbereiding van standhouders, proeverijen en bezoekersstromen. Leg eerst datum en programma vast, regel daarna de deelnemers en open de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie ruim vóór je het proeverijmenu en de menukaarten afrondt. In de laatste week controleer je voorraad, leveringen, koeling en bewegwijzering. Op de beursdag zelf draait het om een logische standindeling, voldoende proefservies en een tijdige opbouw.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende standhouders benaderen
2 personen
Standhouders inschrijven
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Standhouders bevestigen
Leveringen afstemmen
Proeverijmenu samenstellen
2 personen
Allergeneninformatie verzamelen
Menukaarten ontwerpen
Naambadges voorbereiden
Bewegwijzering maken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Proeverijen voorbereiden
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroompunten veilig aanleggen
2 personen
Koelingen plaatsen
2 personen
Standtafels nummeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
Proefproducten uitstallen
6 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Naamstickers klaarleggen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Welkomstteam instrueren
2 personen
Standhouders instrueren
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Proeverijen serveren
6 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Proefschalen aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Verkoop en proeverij sluiten
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opslaan
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en bar schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Standhouders nabestellingen doorgeven
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bezoekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 40
- Krukkenaantal 12
- Tafelrokkenaantal 18
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
Servies
- Bordenaantal 250
- Dessertbordjesaantal 250
- Glazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 180
- Kopjesaantal 100
- Messenaantal 250
- Vorkenaantal 250
- Lepelsaantal 180
- Serveerplateausaantal 30
- Schaaltjesaantal 40
- Tangenaantal 25
- Opscheplepelsaantal 15
Apparatuur
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudplatenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
- Pinapparatenaantal 3
- Kassaboxenaantal 3
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Handsanitizersaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 10
- Koks messenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Keukentangenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Bewaarbakkenaantal 30
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 20
- Menukaarthoudersaantal 30
- Naambadgesaantal 40
- Pijlbordenaantal 12
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuiger
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig standhouders uiterlijk twee weken voor de beurs en stuur daarna één overzicht met aanlevertijden, standafmetingen, stroompunten en praktische instructies. Zo voorkom je losse vragen op de laatste dag.
- Verzamel allergeneninformatie voordat je het proeverijmenu en de menukaarten laat maken. Plan minimaal zeven dagen voor de beurs een laatste controle, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
- Maak de standindeling niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Houd ook rekening met leveringen, wachtrijen en de plek van koelkasten, marktkramen en kabels; leg de definitieve indeling uiterlijk drie dagen vooraf vast.
- Koel dranken en verse producten niet pas bij de opening. Zet gekoelde voorraad enkele uren eerder klaar en controleer per stand of er voldoende glazen, bordjes, tangen en serveerplateaus beschikbaar zijn.
- Plan de opbouw met een duidelijke eindtijd en houd minimaal één uur over voor het testen van stroom, pinapparaten, bewegwijzering en proeverijen. Kabelmatten en afzetlint leg je vóór ontvangst van bezoekers neer, niet tijdens de eerste drukte.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een delicatessenbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf. In de eerste twee weken leg je datum, programma en standhouders vast; daarna volgen inschrijvingen, promotie, menu en logistiek.
- Wanneer moet ik standhouders voor een delicatessenbeurs benaderen?
- Benader standhouders uiterlijk acht weken voor de beurs. Geef geïnteresseerden maximaal twee weken om zich in te schrijven en stuur daarna direct de praktische deelnemersinformatie.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een delicatessenbeurs?
- Reserveer minimaal drie uur voor marktkramen, tafels, stoelen, partytenten, koeling en bewegwijzering. Houd daarna nog één uur vrij voor controles en het klaarzetten van proeverijen.
- Wanneer moet ik allergeneninformatie en dieetwensen verzamelen?
- Vraag dieetwensen en allergeneninformatie bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk zeven dagen voor de beurs. Gebruik de definitieve gegevens voor menukaarten en communicatie naar bezoekers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!