Delikatessenmesse organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe die Ausstellerplanung spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe ab. Danach lassen sich Standaufteilung, Lieferzeiten und die benötigte Zahl an Tischen, Stühlen und Marktständen zuverlässig festlegen.
• Sammle Allergeninformationen zusammen mit der Ausstelleranmeldung und prüfe sie vor dem Druck der Speisekarten. Änderungen am Veranstaltungstag führen sonst schnell zu falschen Angaben an den Verkostungsständen.
• Öffne die Online-Anmeldung früh und bearbeite eingehende Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche. Erfasse Ernährungswünsche getrennt, damit sie bei der Zusammenstellung des Verkostungsmenüs berücksichtigt werden.
• Plane Kühlung nicht erst für den Aufbau ein: Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden, frische Produkte möglichst am selben Tag eintreffen. Prüfe Kühlschränke, Kühlboxen und Warmhalteplatten vor dem Einsatz.
• Lege Kabel, Verlängerungskabel und Kabelmatten vor dem Aufbau bereit und sichere Wege mit Absperrpfosten oder Absperrband. So bleiben Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kartenlesegeräte erreichbar, ohne Besucherwege zu blockieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Delikatessenmesse organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Ansprache der Aussteller. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten die Aussteller angemeldet und die ersten Informationen verschickt sein.

Wann sollte die Anmeldung für Besucher geöffnet werden?

Öffne die Online-Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Prüfe die Anmeldungen anschließend mindestens zweimal pro Woche und erfasse Ernährungswünsche direkt.

Wann müssen Allergeninformationen und Speisekarten fertig sein?

Fordere die Allergeninformationen spätestens 3 Wochen vor der Veranstaltung von allen Ausstellern an. Entwirf die Speisekarten danach und schließe den Druck etwa 7 Tage vor dem Termin ab.

Was muss am Tag der Delikatessenmesse zuerst aufgebaut werden?

Beginne mindestens 3 Stunden vor dem Einlass mit Partyzelten, Marktständen, Tischen und Stühlen. Danach folgen Kühlung, Verkostungen, Beschilderung und die Kontrolle von Kabeln, Geschirr und Kartenlesegeräten.

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