Checklist para organizar una feria de delicatessen

Una feria de delicatessen requiere coordinar expositores, degustaciones, inscripciones y montaje en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el programa, y deja cerrados los participantes antes de promocionar el evento. Después tendrás que organizar el plano de puestos, recopilar la información sobre alérgenos y calcular vajilla, bebidas y equipos. Esta checklist reúne 72 tareas y 58 elementos para llegar al día de la feria con cada detalle previsto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los expositores participantes
2 personas
Inscribir a los expositores
2 personas
Enviar información a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Coordinar entregas
Preparar el menú de degustación
2 personas
Reunir información sobre alérgenos
Diseñar los menús
Preparar acreditaciones
Crear la señalización
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las degustaciones
4 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Instalar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
Colocar los refrigeradores
2 personas
Numerar las mesas de los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Exponer productos de prueba
6 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar las etiquetas con nombres
Probar sonido e iluminación
2 personas
Comprobar los baños
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Dar instrucciones a los expositores
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir las degustaciones
6 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer las bandejas de degustación
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Reponer café y té
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar la última ronda
Cerrar la venta y la degustación
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el buffet y el bar
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comunicar a los expositores los pedidos adicionales
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 40
Taburetescant. 12
Faldones para mesascant. 18
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4

Vajilla

Platoscant. 250
Platos de postrecant. 250
Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 180
Tazascant. 100
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 180
Bandejas para servircant. 30
Cuencoscant. 40
Pinzascant. 25
Cucharonescant. 15

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8
Datáfonoscant. 3
Cajas de cajacant. 3
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Gel hidroalcohólicocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 10
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 30
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles de mesacant. 20
Portamenúscant. 30
Credencialescant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladorescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de abrir las inscripciones online. Envía después un documento con horarios de entrega, medidas de los puestos, necesidades eléctricas y normas de degustación.
Recoge las preferencias dietéticas y la información sobre alérgenos al inscribir a cada visitante y expositor. Prepara esta información para que aparezca también en los menús y en la señalización.
Dibuja el plano de puestos antes de fijar mesas, carpas y separadores. Reserva pasillos suficientemente amplios y marca dónde se colocarán las neveras, las máquinas de café y los puntos de servicio.
Calcula la vajilla según el número previsto de visitantes y el tipo de degustación. Ten platos de postre, vasos, copas, cubiertos, bandejas y pinzas disponibles antes de comprar los productos frescos.
Programa el montaje con antelación y prueba la electricidad antes de enfriar bebidas o preparar degustaciones. Comprueba cables, regletas, alfombrillas y datáfonos para evitar cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de delicatessen?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, el programa y los expositores; deja las compras frescas y el montaje para los últimos 2 días.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de delicatessen?: Ábrelas cuando el programa y la lista inicial de expositores estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes recoger preferencias dietéticas y ajustar las cantidades.
¿Cuánta bebida se calcula por persona en una feria de degustación?: Para el primer tramo de 2 horas, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona, además de agua. Ajusta la cantidad según la duración, el horario y si se sirven café, té o vino.
¿Cuándo se prepara el menú de degustación y la información sobre alérgenos?: Cierra el menú entre 2 y 3 semanas antes, cuando los expositores hayan confirmado sus productos. Revisa los alérgenos de nuevo entre 48 y 24 horas antes, al recibir los productos frescos.

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