Organiser un salon des seniors sans rien oublier

Un salon des seniors demande une préparation coordonnée : exposants, inscriptions, circulation du public, présentations et accueil doivent avancer ensemble. Commence par fixer la date et les horaires, puis réserve le matériel et confirme les participants avant de produire les supports imprimés. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les stocks, préparer les badges, organiser les bénévoles et mettre les produits frais au frais. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 70 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir l'aménagement du marché et les parcours de circulation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer la lettre d'information
Faire les réservations pour le matériel
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Concevoir les panneaux du programme
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner le planning des présentations
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Retirer de l'argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager des espaces de repos
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Remplir les machines à café
2 personnes
Aménager le coin présentation
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer l’argent liquide et la caisse
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Vérifier les stands
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Accompagner les invités à leur place
3 personnes
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel du stand
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Informer les exposants du suivi
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Canapés de salonqté 4
Chaises pliantesqté 20
Nappesqté 24
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Rallongesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Écran
Terminal de paiement

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Décoration de tableqté 24
Porte-nomsqté 30
Badges nominatifsqté 80
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2

Bureau

Brochures d’informationqté 250
Plansqté 150
Flyers du programmeqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Planchettes à écrireqté 6
Caisses pour espècesqté 2
Carnets de reçusqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et les horaires d’ouverture avant de contacter les exposants : ils pourront confirmer leur présence et transmettre leurs besoins alimentaires sur une base précise.
Ouvre le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant le salon et traite les réponses au fil de l’eau. Garde une liste séparée des besoins alimentaires pour ne pas les rechercher la veille.
Dessine les stands et les parcours de circulation avant de commander tables, chaises, tentes et rallonges. Vérifie notamment que les espaces de présentation ne bloquent ni l’accueil ni les zones de repos.
Prépare les panneaux du programme, le plan, les badges nominatifs et la signalétique au plus tard la veille. Imprime quelques exemplaires supplémentaires du plan pour l’accueil et les exposants.
Le jour précédent, contrôle les stocks non périssables, retire l’argent liquide et récupère les produits frais. Mets immédiatement les produits réfrigérés au frais, puis prépare café, thé et service traiteur selon les quantités calculées.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un salon des seniors ?: Commence la préparation au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les exposants, les réservations de matériel et les inscriptions demandent généralement plus de temps que la signalétique ou le catering.
Quand confirmer les exposants d’un salon des seniors ?: Confirme les exposants environ 3 semaines avant le salon, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Tu peux ainsi finaliser le plan, les badges et le planning des présentations.
Quand préparer la restauration pour un salon des seniors ?: Calcule les quantités quelques jours avant, en fonction des inscriptions et des exposants confirmés. Achète les produits non périssables en avance et récupère les produits frais la veille, puis conserve immédiatement les produits réfrigérés au frais.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon des seniors ?: Répartis les bénévoles sur au moins trois fonctions : accueil, circulation et soutien aux présentations. Le nombre exact dépend de la taille du salon, mais prévois un planning avec des relais de 2 à 3 heures pour éviter qu’une même personne reste mobilisée toute la journée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.