Seniorenmarkt organiseren: checklist en planning

Een seniorenmarkt vraagt vooral om een rustige indeling, duidelijke informatie en genoeg tijd voor standhouders en bezoekers. Leg eerst datum, openingstijden, looproutes en marktkramen vast. Regel daarna aanmeldingen, materiaal, catering en vrijwilligers in een vaste volgorde. In de laatste week controleer je dieetwensen, programmaborden, plattegrond, naamkaartjes en bewegwijzering. Zo voorkom je dat koffie, stoelen, verlengkabels of informatie voor standhouders pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Marktindeling en looproutes bepalen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Informatiebrief versturen
Reserveringen voor materiaal maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Programmaborden ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentatieschema afstemmen
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Contant geld opnemen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad controleren
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Standhouders herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Rustplekken inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffieapparaten vullen
2 personen
Presentatiehoek inrichten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Contant geld en kassa klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
Stands controleren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Informatiebalie bemensen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Rustplekken netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Standmaterialen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Standhouders informeren over nazorg
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 18
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Loungebankenaantal 4
Klapstoelenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Pinapparaat

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompenaantal 2

Kantoor

Informatiefoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 150
Programmaflyersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfplankjesaantal 6
Contantgeldkistjesaantal 2
Receiptboekenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling minimaal 2 weken vooraf en houd brede, eenvoudig herkenbare looproutes vrij. Zet programmaborden en de plattegrond op plekken waar bezoekers bij binnenkomst direct kunnen kijken.
Bevestig standhouders uiterlijk 7 dagen voor de markt en stuur daarna één informatiebrief met opbouwtijd, standplaats, presentatieschema en wat zij zelf moeten meenemen.
Verwerk dieetwensen niet alleen in het aanmeldformulier: maak uiterlijk 3 dagen vooraf een aparte lijst voor de catering en controleer of de juiste keuzes herkenbaar klaarstaan.
Plan per vrijwilligersblok minimaal 2 mensen voor ontvangst en wegwijzen. Spreek daarnaast één persoon aan die gedurende de markt de koffie, thee, thermoskannen en koelproducten controleert.
Doe de laatste materiaalcontrole de dag ervoor: tel stoelen, tafels, kopjes, glazen, servies, verlengkabels en bewegwijzering. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij elkaar, zodat de opbouw sneller verloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seniorenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Standhouders, materiaalreserveringen en vrijwilligers vragen meestal de meeste voorbereiding; de laatste bevestigingen rond je 7 dagen voor de markt af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een seniorenmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers voor ontvangst, uitleg en kleine hulpvragen. Plan daarnaast per onderdeel, zoals catering of presentaties, minstens 1 vaste verantwoordelijke.
Wanneer moet ik de catering voor een seniorenmarkt regelen?: Bepaal de hoeveelheden ongeveer 2 weken vooraf op basis van de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en haal verse en koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig op een seniorenmarkt?: Reken voor een markt van 2 tot 3 uur op ongeveer 2 koppen per bezoeker, plus 10 procent reserve. Zet koffie en thee in meerdere thermoskannen klaar en controleer na het eerste uur of bijvullen nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.