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Seniorenmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Seniorenmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Kaffee. Du legst zuerst Datum, Öffnungszeiten und Laufwege fest, gewinnst Standbetreiber und öffnest die Anmeldung. Danach folgen Lageplan, Vortragsplan, Namensschilder, Helfereinteilung und die Verpflegung. Diese Checkliste führt dich durch die 72 Aufgaben und 70 benötigten Dinge – von der ersten Planung bis zum gekühlten Catering am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Marktaufteilung und Laufwege festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Informationsbrief verschicken

  • Materialreservierungen vornehmen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Programmschilder gestalten

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Vortragsplan abstimmen

    2 Personen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Bargeld abheben

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Standbetreiber erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Ruhebereiche einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen auffüllen

    2 Personen

  • Präsentationsecke einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Bargeld und Kasse bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zum Stand begleiten

    3 Personen

  • Stände prüfen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm vorstellen

  • Informationsschalter besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Gäste zu den Sitzplätzen begleiten

    3 Personen

  • Ruhebereiche ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Messestandmaterial abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Standbetreiber über die Nachsorge informieren

  • Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 18
  • PartyzelteAnz. 6
  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • LoungebänkeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • Bildschirm
  • Kartenterminal

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • WillkommensschilderAnz. 3
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • TischdekorationAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 80
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpenAnz. 2

Büro

  • InformationsbroschürenAnz. 250
  • PläneAnz. 150
  • ProgrammflyerAnz. 200
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 8
  • NotizblöckeAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • SchreibbretterAnz. 6
  • Kassenschachteln für BargeldAnz. 2
  • QuittungsblöckeAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MüllbeutelhalterAnz. 12
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Marktaufteilung und Laufwege fest, bevor du Stände und Mobiliar reservierst. Plane breite, gut erkennbare Wege und berücksichtige dabei Marktstände, Tische, Stühle sowie Sitzmöglichkeiten.
  • Öffne die Anmeldung früh und erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Verschicke nach der Prüfung eine Bestätigung und später einen Informationsbrief mit Ankunftszeit, Standplatz und Ablauf.
  • Bereite Orientierung nicht erst am Veranstaltungstag vor: Drucke den Lageplan, gestalte Programmschilder und sortiere die Beschilderung spätestens am Vortag. Namensschilder lassen sich ebenfalls gesammelt vorbereiten und nach Stand oder Vortrag ordnen.
  • Kalkuliere das Catering getrennt nach Getränken, Hauptangebot und Dessert. Prüfe haltbare Vorräte zuerst, hole frische und gekühlte Produkte möglichst am selben oder am vorherigen Tag ab und stelle Kaffee, Tee, Wasserkocher und Thermoskannen gesammelt bereit.
  • Teile die Freiwilligen mit konkreten Zeitfenstern ein und prüfe Strom sowie Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Bargeld, Kühlboxen, Serviergeschirr und Küchenmesser werden häufig vergessen, obwohl sie erst beim Ausschank oder beim Nachfüllen auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Seniorenmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Standbetreiber ansprechen, die Anmeldung öffnen, Material reservieren und den Vortragsplan abstimmen.
Wie viele Standbetreiber braucht ein Seniorenmarkt?
Eine feste Zahl gibt es nicht, weil sie von Fläche und Konzept abhängt. Lege zuerst die verfügbare Standfläche und die Laufwege fest und bestätige die Betreiber spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt.
Wann sollte man das Catering für einen Seniorenmarkt einkaufen?
Prüfe haltbare Vorräte 1 bis 2 Wochen vorher. Frische Produkte holst du am Vortag oder Veranstaltungstag ab; Kühlprodukte müssen bis zum Aufbau durchgehend gekühlt werden.
Was braucht man für Kaffee und Tee auf einem Seniorenmarkt?
Plane Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Kaffeetassen, Teegläser und Wassergläser ein. Stelle Kaffee und Tee etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn bereit, damit der Ausschank pünktlich startet.

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