Cómo organizar un mercado para personas mayores

Un mercado para personas mayores necesita una planificación clara y cómoda para quienes lo visitan, exponen o colaboran. Empieza por fijar la fecha, el horario y la distribución de los puestos; después coordina inscripciones, expositores, voluntariado y presentaciones. En los últimos días se concentran el catering, la señalización, los materiales y los productos frescos. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no olvides reservas, preferencias dietéticas, circulación ni bebidas calientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Definir la distribución del mercado y las rutas de circulación
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar la carta informativa
Hacer reservas de material
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Diseñar los paneles del programa
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar el horario de presentaciones
2 personas
Preparar la señalización
2 personas
Retirar dinero en efectivo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Crear zonas de descanso
3 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Rellenar las máquinas de café
2 personas
Montar el rincón de presentación
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar efectivo y caja
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Comprobar los stands
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Presentar el programa
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Guiar a los invitados a sus asientos
3 personas
Mantener limpias las zonas de descanso
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar los materiales del stand
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Informar a los expositores sobre el seguimiento posterior
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 18
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 24
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Sofás loungecant. 4
Sillas plegablescant. 20
Mantelescant. 24
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 16
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Pantalla
Máquina de sellado

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Carteles de bienvenidacant. 3
Señales de orientacióncant. 12
Carteles del programacant. 4
Decoración de mesacant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 30
Tarjetas de nombrecant. 80
Globoscant. 100
Bombas para globoscant. 2

Oficina

Folletos informativoscant. 250
Planoscant. 150
Folletos del programacant. 200
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Portapapelescant. 6
Cajas de efectivocant. 2
Libros de reciboscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define recorridos amplios y fáciles de seguir antes de confirmar los puestos. Deja las rutas principales despejadas y coloca el plano y la señalización donde se vean al entrar.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y preparar las tarjetas de nombre. Cierra los datos varios días antes para poder calcular el catering sin improvisar.
Reserva con antelación los puestos, carpas, mesas, sillas y soportes. Comprueba también si necesitarás taburetes, sofás lounge, percheros o sillas plegables según cada zona.
Calcula por separado café, té y agua, además de platos, vasos, cubiertos y cucharillas. Enfría los productos refrigerados y recoge los frescos cerca de la hora de preparación, no al inicio del montaje.
Asigna voluntarios a funciones concretas y entrega el horario de presentaciones antes de abrir. El día anterior, clasifica los materiales, revisa el stock no perecedero y prepara cables alargadores, termos y bandejas de servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado para personas mayores?: Empieza la planificación al menos 6 a 8 semanas antes. Fija primero la fecha, el horario y la distribución; después contacta con expositores, abre las inscripciones y reserva el material.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del mercado. Así puedes calcular las cantidades del catering, preparar las tarjetas de nombre y comunicar al equipo cualquier necesidad alimentaria.
¿Cuánto café, té y agua necesito para un mercado de mayores?: Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera parte del evento y añade un margen del 10 al 15 %. Reparte la cantidad entre café, té y agua según las preferencias recogidas en las inscripciones.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene clasificar todos los materiales, revisar el stock no perecedero, imprimir el plano y preparar la señalización. También puedes dejar listas las tarjetas de nombre, los termos y parte de la vajilla, pero los productos frescos deben recogerse y prepararse cerca del evento.

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