Checklist pour organiser un salon des loisirs créatifs

Un salon des loisirs créatifs repose sur une préparation précise, surtout pour les inscriptions, les emplacements et le matériel des exposants. Cette checklist de 72 tâches vous accompagne de la fixation des horaires jusqu’à l’ouverture du lieu. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, caisse, signalétique, branchements et consignes de montage. Utilisez-la pour suivre l’avancement et donner à chaque participant des informations claires au bon moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du salon en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Créer le plan du salon
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les instructions aux participants
Concevoir la signalétique
Préparer les formulaires d’entrée
2 personnes
Créer les badges des participants
2 personnes
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Rappeler le montage aux participants
Mettre en place les denrées non périssables
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Aménager les expositions
8 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les billets et le programme
2 personnes
Accompagner les participants
2 personnes
Annoncer les démonstrations
Tenir la caisse
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Faire la vaisselle
2 personnes
Informer les participants de la fermeture
Fermer l'entrée
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire sortir les participants
6 personnes
Emballer le matériel d’exposition
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remercier les participants
Traiter les objets trouvés
Archiver les photos et les matériels
Gérer les paiements en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bureau d’information
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Bacs de rangementqté 12
Présentoirsqté 10
Fonds de scèneqté 12
Nappesqté 30

Équipement

Terminal de paiement
Caisse
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Chargeurs USBqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Balance électronique
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16
Pinces de cuisineqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Décoration de tableqté 30
Badges nominatifsqté 80
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Crochets adhésifsqté 40
Ruban de balisageqté 2
Numéros de tableqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8
Rallongesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et les conditions de participation avant de publier le formulaire. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et relancer les dossiers incomplets.
Arrêtez le plan du salon dès que les participants sont connus. Réservez un emplacement pour l’accueil, la caisse, les présentoirs, les portants et les zones nécessitant une prise électrique.
Envoyez les consignes de montage au moins 7 jours avant le salon. Indiquez l’heure d’arrivée, le numéro d’emplacement, le matériel fourni et les rallonges ou multiprises que chacun doit apporter.
Préparez la caisse la veille : terminal de paiement chargé, caisse, monnaie et formulaires d’entrée réunis au même endroit. Comptez la monnaie et testez l’imprimante avant l’arrivée du public.
Faites un briefing de l’équipe de montage avant l’ouverture, avec un plan imprimé et une répartition des zones. Vérifiez notamment les tables, chaises, éclairages, poubelles, boissons et branchements avant d’ouvrir les portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des loisirs créatifs ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les invitations, inscriptions, réservations et répartitions d’emplacements prennent généralement plusieurs semaines.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le salon, avec les conditions de participation et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse au moins 3 semaines avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des loisirs créatifs ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, présentoirs, signalétique, caisse et espaces d’accueil. Ajoutez 30 minutes pour le briefing et les dernières vérifications.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture du salon ?: Faites une vérification finale 30 à 45 minutes avant l’ouverture : emplacements identifiés, badges et programme imprimés, caisse opérationnelle, matériel branché, boissons disponibles et équipe informée.

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