Hobbymesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hobbymesse steht und fällt mit klaren Abläufen für Aussteller, Helfer und Besucher. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Anmeldungen annimmst. Danach folgen Standverteilung, Messeplan, Lieferanten, Beschilderung und Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen zählen praktische Details: Ausweise drucken, Wechselgeld vorbereiten, Materialien prüfen und das Aufbauteam einweisen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Teilnahmeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeinformationen online stellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste führen
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Lieferanten bestätigen
Messeplan erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Teilnehmeranweisungen versenden
Beschilderung entwerfen
Einlassformulare vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
Programm drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Teilnehmer an den Aufbau erinnern
Haltbare Lebensmittel bereitstellen
2 Personen
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Ausstellungen einrichten
8 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Karten und Programm verteilen
2 Personen
Teilnehmende betreuen
2 Personen
Vorführungen ankündigen
Kasse bedienen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Geschirr abwaschen
2 Personen
Teilnehmer über die Schließung informieren
Eingang schließen
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Teilnehmende auschecken
6 Personen
Ausstellungsmaterialien einpacken
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Küche aufräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Fotos und Materialien archivieren
Ausstehende Zahlungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
Informationsstand
Kassatisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
PräsentationsständerAnz. 10
HintergründeAnz. 12
TischdeckenAnz. 30

Ausstattung

Geldautomat
Geldkassette
Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-LadegeräteAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
Elektronische Waage
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
HandlampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TassenAnz. 40
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
KüchenpinzettenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdekorationAnz. 30
NamensschilderAnz. 80
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
KlebehakenAnz. 40
AbsperrbandAnz. 2
TischnummernAnz. 30
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 16
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
GummihandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular frühzeitig. Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Teilnehmerliste ein.
Teile Standplätze erst ein, wenn die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Zeichne den Messeplan mit Eingängen, Informationsstand, Kasse, Sitzplätzen und Abfallbehältern mindestens 7 Tage vorher.
Schicke Teilnehmeranweisungen spätestens 3 Tage vor der Messe. Nenne darin Aufbauzeit, Zufahrt, Standfläche, mitzubringende Materialien und eine Kontaktperson vor Ort.
Bereite Kasse und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag vor. Zähle das Wechselgeld am Vortag, prüfe Drucker, Laptop, Verlängerungskabel und Ladegeräte und stelle haltbare Lebensmittel bereit.
Plane den Aufbau mit einer festen Einweisung und einem klaren Zeitfenster. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, damit Möbel, Beschilderung, Ausweise und Technik kontrolliert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hobbymesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen. Für Anmeldungen, Standverteilung, Lieferanten und Drucksachen bleiben dann mindestens 4 Wochen Zeit.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Hobbymesse online gehen?: Veröffentliche es idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Lege eine Anmeldefrist fest, die etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin endet, damit du die Standplätze anschließend einteilen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hobbymesse?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen eher 3 bis 4 Stunden. Öffne die Location früh genug, damit Möbel, Informationsstand, Technik, Beschilderung und Kasse vor dem Einlass geprüft werden können.
Wann sollte man die Teilnehmerausweise und das Programm drucken?: Drucke Teilnehmerausweise und Programm 2 bis 3 Tage vor der Messe, sobald Teilnehmerliste und Ablauf feststehen. Halte einige zusätzliche Exemplare für kurzfristige Änderungen und Helfer bereit.

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