Checklist para organizar una feria de manualidades
Una feria de manualidades necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar participantes, puestos, pagos, montaje y atención al público. Esta checklist te ayuda a ordenar las 72 tareas del plan y a no dejar para el último día lo que depende de otras personas. Empieza por fijar la fecha y las condiciones de participación, y termina con la apertura del recinto, la caja preparada y las instrucciones claras para el equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Publicar formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información de la feria en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos
2 personas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones a los participantes
Diseñar la señalización
Preparar formularios de inscripción
2 personas
Crear credenciales de participantes
2 personas
Imprimir el programa
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Recordar a los participantes el montaje
Preparar comida no perecedera
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el material
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar exposiciones
8 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Evento
Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir mapas y programa
2 personas
Supervisar a los participantes
2 personas
Anunciar las demostraciones
Atender la caja
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Lavar la vajilla
2 personas
Informar a los participantes sobre el cierre
Cerrar la entrada
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los participantes
6 personas
Empaquetar los materiales de exposición
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla y la cocina
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Agradecer a los participantes
Gestionar los objetos perdidos
Archivar fotos y materiales
Gestionar los pagos pendientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 30
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Punto de información
- Mesa de caja
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Soportes de presentacióncant. 10
- Fondoscant. 12
- Mantelescant. 30
Equipo
- Cajero automático
- Caja registradora
- Portátil
- Impresora
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cargadores USBcant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Báscula electrónica
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 40
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillascant. 80
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Acumuladores de fríocant. 16
- Pinzas de cocinacant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Pesos para globoscant. 8
- Decoración de mesacant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Pizarrascant. 12
- Rotuladores de tizacant. 12
- Ganchos adhesivoscant. 40
- Cinta de balizamientocant. 2
- Números de mesacant. 30
- Paneles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
- Carteles del programacant. 4
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 20
- Guantes de gomacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 8
- Cables alargadorescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Publica el formulario con suficiente antelación para poder gestionar cambios, preferencias dietéticas y reservas sin rehacer el plano.
- Asigna los puestos después de tener una lista de participantes actualizada. Envía a cada expositor su ubicación, las instrucciones de montaje y la hora límite de llegada al menos 3 días antes.
- Dibuja el plano pensando en la circulación: reserva un punto de información, una mesa de caja y espacio para cajas de almacenamiento, percheros y papeleras. Comprueba también dónde estarán los cables, regletas y alargadores.
- Prepara la comunicación y la identificación con tiempo: señalización, credenciales, programa impreso e instrucciones para voluntarios. Lleva copias de reserva, porque los cambios de última hora suelen afectar al plano y a los nombres.
- Haz una comprobación física el día anterior: mesas plegables, sillas, taburetes, soportes de presentación, manteles, fondos, equipos de cobro, impresora y materiales. Deja lista la caja registradora con cambio y verifica cargadores, cables y baterías antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para publicar la convocatoria, gestionar inscripciones, confirmar proveedores, asignar puestos y enviar instrucciones de montaje con varios días de margen.
- ¿Cuándo debo asignar los puestos de una feria de manualidades?
- Haz la asignación cuando haya cerrado la lista de participantes, idealmente entre 7 y 10 días antes. Envía el plano y la ubicación definitiva al menos 3 días antes del montaje.
- ¿Qué hay que preparar para cobrar en una feria de manualidades?
- Prepara la mesa de caja, la caja registradora, el cajero automático si corresponde y el cambio el día anterior. Comprueba también la impresora, los cables, las regletas y los cargadores antes de que llegue el público.
- ¿Cuándo se prepara el montaje de una feria de manualidades?
- Instruye al equipo de montaje entre 2 y 3 días antes y abre el recinto con tiempo suficiente el mismo día. Deja comprobados mesas, sillas, expositores, señalización y conexiones antes de la llegada de los participantes.
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