Checklist pour organiser un salon des entreprises

Un salon des entreprises demande un suivi précis des exposants, des étudiants et de la logistique sur place. Commence par réserver le lieu et fixer les horaires, puis ouvre rapidement les inscriptions afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de participants. Les dernières semaines servent à répartir les stands, confirmer les entreprises, préparer le programme et commander le catering. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les badges, la technique, le parking ou les panneaux de direction.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Inviter des entreprises
2 personnes
Inviter les étudiants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données de l’entreprise
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
Commander le catering
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Créer le plan
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Envoyer les informations aux visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les panneaux de direction
Imprimer les feuilles de présence
Rassembler les listes de prix
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les impressions
2 personnes
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Livrer le matériel de stand
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Animer le moment photo
Faire un dernier tour des stands
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rappeler pour les objets trouvés
Remercier les entreprises
2 personnes
Remercier les visiteurs
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 3
Tables de stand de marchéqté 40
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Nappesqté 48

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Cliques de présentationqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Scanners portatifsqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 40
Panneaux numérotés des standsqté 40
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 4
Mur photo
Bandes adhésivesqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes de table LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Balaiqté 4
Serpillièreqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 3

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Listes de présenceqté 20
Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 400
Papier d'impression A4qté 3
Brochures d’informationqté 400
Blocs-notesqté 100

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Marquage au solqté 6
Marquage des câblesqté 2

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription dès que la date et les horaires sont fixés. Prévois une date limite claire, puis garde quelques jours pour traiter les inscriptions et vérifier les données de chaque entreprise.
Répartis les emplacements seulement après avoir confirmé les exposants. Prépare ensuite le plan, les numéros de stand et les besoins en tables, chaises, portants ou tables hautes.
Réserve la technique en même temps que le mobilier : ordinateurs portables, écrans, vidéoprojecteur, microphones sans fil et haut-parleurs peuvent nécessiter des branchements et des tests séparés.
Commande le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, mais conserve une marge pour les inscriptions tardives. Vérifie aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires et thermos.
Prépare l’accueil au plus tard la veille : badges nominatifs, feuilles de présence, informations de parking et panneaux de direction. Sur place, vérifie les rallonges, multiprises, chargeurs, batteries externes et goulottes de câbles avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des entreprises ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du lieu, le choix des horaires et les invitations aux entreprises doivent précéder l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des entreprises ?: Ouvre le formulaire dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le salon pour traiter les données et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirme les exposants 2 à 3 semaines avant le salon. Tu peux alors répartir les emplacements, finaliser le plan, imprimer les numéros de stand et ajuster le mobilier ou le catering.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Prépare les badges nominatifs, les feuilles de présence et les panneaux de direction 3 à 5 jours avant l’événement. Fais une vérification finale la veille, avec le plan des stands et les informations de parking.

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