Unternehmensmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladung an Unternehmen und Studierende mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen und unvollständige Firmendaten nachzufordern.
• Teile die Standplätze erst ein, wenn die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. Erstelle anschließend einen Lageplan mit Standnummern und drucke zusätzlich Wegweiser für Eingänge, Informationsschalter und Veranstaltungsbereiche.
• Teste mindestens 7 Tage vorher Laptops, Bildschirme, Beamer, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Präsentationsklicker, Ladegeräte und Powerbanks.
• Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und rechne mit einer Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent. Stimmen die Mengen, Getränke und Ernährungswünsche nicht mit der Teilnehmerliste überein, lässt sich das kurz vor der Messe nur schwer korrigieren.
• Packe Namensschilder, Standnummern, Teilnehmerlisten, Werbematerial und Lageplan in beschriftete Umschläge. Mache den vollständigen Materialcheck spätestens am Vortag, einschließlich Möbeln, Tischdecken, Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Thermoskannen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Unternehmensmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Einladungen. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe schließen, damit Standplan, Catering und Namensschilder rechtzeitig fertig werden.

Wie viele Wochen vorher sollten Unternehmen eingeladen werden?

Versende die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Veranstaltungstermin. Setze eine klare Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen und bestätige die Standbetreiber danach verbindlich.

Wann müssen Technik und Möbel für eine Unternehmensmesse reserviert werden?

Reserviere Möbel und Technik spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Prüfe alle Geräte und Kabel mindestens 7 Tage vorher und kläre am Vortag, wo jedes Teil aufgebaut wird.

Wann sollte das Catering für eine Unternehmensmesse bestellt werden?

Bestelle das Catering nach Ende der Anmeldung, meist 2 bis 3 Wochen vor der Messe. Berücksichtige die bestätigte Teilnehmerzahl, erfasste Ernährungswünsche und eine Reserve von 5 bis 10 Prozent.

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