Checklist para organizar una feria empresarial sin olvidos

Una feria empresarial reúne a empresas, estudiantes y visitantes, así que los detalles de registro y distribución deben estar cerrados antes del montaje. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden: primero el lugar y los horarios, después las inscripciones y los puestos, y por último la técnica, la señalización y la recepción. Incluye también los materiales que suelen faltar a última hora, como acreditaciones, listas de asistencia, cables, cargadores y números de stand.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Invitar a empresas
2 personas
Invitar a los estudiantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de la empresa
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Pedir el catering
Reservar mobiliario
Reservar técnica
Hacer el plano
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar información a los visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir números de stand
Imprimir señales de ruta
Imprimir las listas de asistencia
Recopilar listas de precios
Recoger material promocional
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar el material impreso
2 personas
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Entregar el material del stand
3 personas
Realizar la inspección final del montaje
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Coordinar el momento de fotos
Hacer la ronda final por los stands
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Desmontar el catering
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Llamar para los objetos perdidos
Dar las gracias a las empresas
2 personas
Dar las gracias a los visitantes
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 3
Mesas de puestocant. 40
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Mantelescant. 48

Equipo

Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Cargadorescant. 6
Baterías externascant. 4
Canaletas para cablescant. 10
Pulsadores de presentacióncant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Escáneres portátilescant. 3
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Carteles con el nombre de la empresacant. 40
Carteles con número de standcant. 40
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Photowall
Tiras adhesivascant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de mesa LEDcant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Recogedor y escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Escobacant. 4
Fregonacant. 4
Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 3

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Listas de asistenciacant. 20
Credencialescant. 180
Pulserascant. 400
Papel de impresión A4cant. 3
Folletos informativoscant. 400
Bloc de notascant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Marcaje de suelocant. 6
Marcado de cablescant. 2

Consejos

Cierra el formulario de inscripción con antelación suficiente para poder comprobar los datos de cada empresa, recoger preferencias dietéticas y asignar los puestos sin cambios de última hora.
Prepara el plano cuando ya conozcas el número de empresas y los soportes disponibles. Reserva espacio para mostradores de información, mesas, sillas, mesas altas, percheros y zonas de paso.
No dejes la técnica para el día del evento: prueba portátiles, pantallas, proyector, micrófonos inalámbricos y altavoces, y calcula cables alargadores, regletas y canaletas para cada zona.
Envía la información de aparcamiento y acceso antes de la feria, junto con el programa y las indicaciones para visitantes. Así reduces preguntas en recepción y puedes preparar las acreditaciones y listas de asistencia con datos definitivos.
Comprueba el material promocional, las listas de precios y la compra del catering antes de cargar el espacio. Para el café y el agua, revisa también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, termos, cafeteras, teteras y neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?: Empieza la reserva del lugar y la fijación de fecha y horario con al menos 8 a 12 semanas de antelación. Abre las inscripciones cuanto antes y deja los últimos 7 días para confirmar datos, plano, señalización y necesidades técnicas.
¿Cuándo cerrar las inscripciones de una feria empresarial?: Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del evento. Ese margen permite comprobar los datos de las empresas, asignar puestos, pedir el catering y preparar acreditaciones y listas de asistencia.
¿Qué material técnico hace falta para una feria empresarial?: Como mínimo, revisa portátiles, pantallas, proyector, pantalla de proyección, micrófonos inalámbricos y altavoces. Lleva también cables alargadores, regletas, cargadores, baterías externas, canaletas y pulsadores de presentación, y prueba todo entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo enviar la información a los visitantes?: Envía el programa, las indicaciones de acceso y el aparcamiento entre 3 y 5 días antes. Reenvía un recordatorio el día anterior con la hora de apertura y cualquier cambio confirmado.

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