Bedrijvenmarkt organiseren: checklist en planning

Een bedrijvenmarkt vraagt vooral om strakke afstemming tussen bedrijven, studenten en de locatie. Leg eerst datum, tijden en ruimte vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de indeling van de stands. In de laatste weken controleer je bedrijfsgegevens, dieetwensen, techniek en materialen. Deze checklist helpt je om de voorbereiding per fase te plannen, zodat standhouders weten waar ze staan en bezoekers zonder zoeken bij de juiste bedrijven uitkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Bedrijven uitnodigen
2 personen
Studenten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bedrijfsgegevens controleren
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Standhouders bevestigen
Catering bestellen
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Plattegrond maken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Bezoekersinformatie versturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standnummers printen
Routeborden printen
Presentielijsten printen
Prijslijsten verzamelen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Printwerk sorteren
2 personen
Standhouders herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Standmateriaal bezorgen
3 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Fotomoment begeleiden
Slotronde langs stands maken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen nabellen
Bedrijven bedanken
2 personen
Bezoekers bedanken
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 3
Marktstandtafelsaantal 40
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 48

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Presentatieklikkersaantal 2
Labelprintersaantal 2
Handscannersaantal 3
Portofoonsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 40
Standnummerbordenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 4
Fotowand
Kleefstripsaantal 100
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledtafellampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemaantal 4
Dweilaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Presentielijstenaantal 20
Naambadgesaantal 180
Polsbandjesaantal 400
A4-printpapieraantal 3
Informatiefoldersaantal 400
Notitieblokkenaantal 100

Veiligheid

EHBO-dozenaantal 2
Vloermarkeringaantal 6
Kabelmarkeringaantal 2

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en tijden vaststaan en sluit het uiterlijk twee weken voor de markt. Dan houd je nog tijd over om bedrijfsgegevens, dieetwensen en standplaatsen te controleren.
Maak de standindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en stuur standhouders hun standnummer minimaal 7 dagen vooraf. Reserveer ruimte voor informatiebalies, looproutes en afzetpalen.
Verzamel per bedrijf de prijslijst en het promotiemateriaal uiterlijk 3 werkdagen voor de markt. Zo kun je ontbrekende bestanden of materialen nog opvragen voordat de stands worden opgebouwd.
Test techniek minstens 2 uur voor opening: laptops, beeldschermen, beamer, microfoons, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg kabels in kabelgoten en wijs één persoon aan voor storingen.
Bereid naambadges, standnummers, routeborden en presentielijsten uiterlijk de dag ervoor voor. Zet catering en servies per uitgiftepunt klaar en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en tijden. Nodig bedrijven en studenten daarna uit en plan de definitieve standindeling uiterlijk 2 weken voor de markt.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor bedrijven en studenten?: Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de bedrijvenmarkt. Gebruik de laatste 10 werkdagen om aanmeldingen te verwerken, bedrijfsgegevens te controleren en de standplaatsen in te delen.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een bedrijvenmarkt?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd en langer als er veel stands, beeldschermen of geluidsapparatuur zijn. Test alle techniek vóór de bezoekers binnenkomen en controleer daarna de routeborden en presentielijsten.
Wanneer verstuur ik parkeerinformatie en bezoekersinformatie?: Stuur beide uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodra programma, locatie en tijden definitief zijn. Vermeld ook de route, ingang, parkeerregels en wat bezoekers bij aankomst moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.