Checklist pour organiser un salon des entrepreneurs

Un salon des entrepreneurs demande de coordonner les exposants, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur une même journée. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le plan du salon avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à attribuer les emplacements, finaliser le programme, recueillir les besoins alimentaires et vérifier le matériel. Cette checklist rassemble 74 tâches et 51 fournitures pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Contacter les exposants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Élaborer le programme
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Rassembler les logos des sponsors
Publier le message promotionnel
Faire les réservations
Passer la commande traiteur
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les présentations
Attribuer les emplacements
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir la signalétique
Réalisation des impressions
2 personnes
Répartir les bénévoles
Confirmer les livraisons
Imprimer la liste d'inscription
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Étiqueter les cartons par stand
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les tables des exposants
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe de service
2 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Gérer les moments photo
Animer le cocktail networking
3 personnes
Préparer le discours de clôture
Faire le départ des exposants
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer les remerciements aux exposants
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Archiver les photos
Collecter les notes de frais
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables des exposantsqté 24
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Nappesqté 32
Plantesqté 12
Guirlandesqté 8
Porte-nomsqté 30
Affiches du logoqté 30
Mur photo

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Cliques de présentationqté 2
Glacièresqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Ouvre-bouteillesqté 6
Plateaux de serviceqté 16

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan du salon avant d’attribuer les stands : prévoyez l’accueil, les tables des exposants, les espaces de circulation, le buffet et la zone de conférences.
Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont prêts. Relancez les exposants et les participants au moins 2 fois si des réponses manquent.
Demandez les besoins alimentaires en même temps que les inscriptions, puis transmettez au traiteur un décompte actualisé 7 à 10 jours avant le salon.
Rassemblez les présentations et les logos des sponsors avant de lancer les impressions. Gardez une version finale unique pour les affiches, les badges et la signalétique.
Confirmez les livraisons et les besoins techniques dans la dernière semaine. Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et les rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des entrepreneurs ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, la liste des exposants, les invitations et la construction du programme.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des entrepreneurs ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et les informations principales sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant l’événement. Prévoyez au moins 2 relances avant la clôture.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants 3 à 4 semaines avant le salon. À ce moment, attribuez les emplacements, demandez les logos et envoyez les informations pratiques sur l’arrivée, le matériel et les horaires.
Quand vérifier le matériel technique du salon ?: Faites un premier inventaire 2 semaines avant, puis un test complet 1 à 2 jours avant l’ouverture. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones, les multiprises et les rallonges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.