Unternehmermesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Unternehmermesse steht und fällt mit klaren Fristen: Erst Ort, Aufteilung und Aussteller sichern, dann Programm, Technik und Catering festziehen. Plane die Anmeldung so, dass du Ernährungswünsche, Standbedarf und Kontaktdaten rechtzeitig erfasst. In den letzten Tagen zählen Namensschilder, Beschilderung, Lieferungen und eine gedruckte Registrierungsliste. Diese Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 51 benötigte Dinge für Vorbereitung, Messetag und Abschluss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Aussteller kontaktieren
2 Personen
Referenten bestätigen
Programm erstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen versenden
Sponsorenlogos sammeln
Werbebeitrag veröffentlichen
Reservierungen vornehmen
Cateringbestellung aufgeben
Technikbedarf erfassen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Standplätze zuweisen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Drucksachen erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
Lieferungen bestätigen
Registrierungsliste drucken
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering prüfen
2 Personen
Kisten pro Stand beschriften
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Ausstellertische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien verteilen
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Briefing für das Serviceteam geben
2 Personen
Aussteller briefen
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Präsentationen betreuen
2 Personen
Catering ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotomomente organisieren
Networking-Event betreuen
3 Personen
Schlusswort übernehmen
Aussteller auschecken
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Standmaterial sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Dankeschön an Aussteller versenden
Besucher-E-Mail versenden
Fotos archivieren
Abrechnungen sammeln
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Aussteller-TischeAnz. 24
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 120
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 32
PflanzenAnz. 12
GirlandenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 30
Logo-PosterAnz. 30
Fotowand

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
KühlboxenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
ServierschalenAnz. 16

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standplätze erst fest, wenn die Ausstellerliste weitgehend vollständig ist. Verschicke danach einen Lageplan mit Aufbauzeiten, Tischanzahl und Ansprechpartnern.
Sammle Präsentationen und Technikbedarf spätestens 7 Tage vor der Messe. Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel gemeinsam vor dem Einlass.
Bestelle Catering nach bestätigten Anmeldungen und erfasse Allergien sowie Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vorher. Plane Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen, Teller und Besteck getrennt vom Buffet ein.
Drucke Registrierungsliste, Namensschilder und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag. Halte außerdem einige leere Namensschilder und Namensschildhalter für kurzfristige Änderungen bereit.
Bestätige Lieferungen und freiwillige Helfer 48 Stunden vor Beginn. Teile mindestens eine Person für die Registrierung, eine für Referenten und eine für Technikfragen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Unternehmermesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstelleransprache. Programm, Catering und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen Aussteller ihre Informationen für die Messe abgeben?: Setze eine verbindliche Frist von 7 Tagen vor der Veranstaltung für Logos, Präsentationen, Kontaktdaten und besondere Standanforderungen. So bleibt Zeit für Drucksachen, Standplätze und technische Tests.
Wie viele Helfer braucht man für eine Unternehmermesse?: Für bis zu 50 Aussteller solltest du mindestens 3 Helfer einteilen: Registrierung, Technik und Betreuung der Referenten. Bei längeren Einlasszeiten oder mehreren Räumen ist eine zusätzliche Person sinnvoll.
Wann sollte das Catering für eine Unternehmermesse bestellt werden?: Gib die Bestellung etwa 5 Tage vor der Messe auf, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Bestätige die Lieferzeit und den Aufbau des Buffets nochmals 48 Stunden vorher.

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