LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Ondernemersbeurs organiseren: checklist en planning

Een ondernemersbeurs organiseren begint niet bij de aankleding, maar bij de indeling, exposanten en bezoekersregistratie. Leg eerst datum en locatie vast, bepaal hoeveel standplaatsen beschikbaar zijn en werk daarna het programma uit. Exposanten hebben ruim op tijd informatie nodig over hun stand, presentaties en praktische aanlevertijden. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals dieetwensen, logo’s, naamkaartjes, leveringen en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Beursindeling uitwerken

    2 personen

  • Exposantenlijst samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier publiceren

  • Exposanten benaderen

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Programma opstellen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Exposanteninformatie versturen

  • Sponsorenlogo's verzamelen

  • Promotiebericht publiceren

  • Reserveringen maken

  • Cateringbestelling plaatsen

  • Techniekbehoeften inventariseren

    2 personen

  • Presentaties verzamelen

  • Standplaatsen toewijzen

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Bewegwijzering ontwerpen

  • Printwerk uitvoeren

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

  • Leveringen bevestigen

  • Registratielijst afdrukken

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Catering controleren

    2 personen

  • Dozen per stand labelen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen ontvangen

    3 personen

  • Registratiebalie opbouwen

    2 personen

  • Exposantentafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Stands nummeren

    2 personen

  • Exposanten ontvangen

    3 personen

  • Standmaterialen uitdelen

    2 personen

  • Presentatieruimte inrichten

    3 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Naamkaartjes sorteren

    2 personen

  • Briefing serviceteam geven

    2 personen

  • Briefing exposanten geven

    2 personen

  • Registratiebalie bemannen

    2 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Presentaties begeleiden

    2 personen

  • Catering serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Fotomomenten verzorgen

  • Netwerkborrel begeleiden

    3 personen

  • Afsluitingswoord verzorgen

  • Exposanten uitchecken

    2 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Standmaterialen verzamelen

    4 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Exposantenbedankingen versturen

  • Bezoekersmail versturen

  • Foto's archiveren

  • Declaraties verzamelen

  • Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Exposantentafelsaantal 24
  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 120
  • Registratiebalie
  • Buffettafelsaantal 4
  • Barkrukkenaantal 8
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Glazenaantal 160
  • Bordenaantal 140
  • Besteksetsaantal 140
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveertangenaantal 8
  • Koffiekannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 32
  • Plantenaantal 12
  • Slingersaantal 8
  • Naambordhoudersaantal 30
  • Logo postersaantal 30
  • Fotowand

Apparatuur

  • Laptopaantal 2
  • Projector
  • Projectiescherm
  • Speakersaantal 2
  • Microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 12
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Oplaadstationsaantal 3
  • Presentatieklikkersaantal 2
  • Koelboxenaantal 6

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Warmhoudkannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Maatbekersaantal 4
  • Openersaantal 6
  • Serveerschalenaantal 16

Verlichting

  • Ledlampenaantal 12
  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

  • Stofzuigeraantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Bezemsetsaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Handzeepdispensersaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Maak de beursindeling voordat je exposanten definitief toezegt. Reserveer naast de exposantentafels ruimte voor registratie, looproutes, buffettafels en eventuele presentaties.
  • Stuur exposanteninformatie uiterlijk 2 weken voor de beurs. Vermeld daarin de standplaats, opbouwtijd, beschikbare materialen, parkeer- of leveringsafspraken en de deadline voor presentaties en logo’s.
  • Sluit de bezoekersregistratie niet pas op de beursdag. Verwerk aanmeldingen dagelijks in de laatste week en druk de registratielijst en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor af.
  • Test laptop, projector, projectiescherm, speakers en microfoons minimaal 1 uur vóór de eerste presentatie. Leg per techniekonderdeel een stekkerdoos, verlengkabel en reserve-oplossing klaar.
  • Bestel catering op basis van de definitieve aanmeldingen en verzamelde dieetwensen. Plan daarnaast minstens 2 personen bij de registratie tijdens het eerste uur, wanneer de meeste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ondernemersbeurs organiseren?
Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Benader exposanten direct daarna en verstuur uitnodigingen minimaal 6 weken voor de beurs, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en standplaatsen te verwerken.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een ondernemersbeurs?
Nodig exposanten 6 tot 8 weken vooraf uit. Vraag bij hun bevestiging meteen om bedrijfsinformatie, logo’s en technische behoeften; zet een uiterste aanleverdatum op ongeveer 2 weken voor het evenement.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ondernemersbeurs?
Reken op minimaal 2 uur voor het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van de registratiebalie, bewegwijzering en het testen van de techniek. Plan extra tijd als meerdere leveringen of presentaties op locatie aankomen.
Wat moet ik op de dag van een ondernemersbeurs controleren?
Controleer vóór opening de standplaatsen, naamkaartjes, registratielijst, bewegwijzering, catering en afvalbakken. Test alle microfoons en presentaties nogmaals en wijs minstens 1 aanspreekpunt aan voor exposanten en 1 voor techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!