Checklist para organizar una feria de emprendedores

Organizar una feria de emprendedores requiere coordinar expositores, ponentes, puestos, horarios y proveedores sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde confirmar la fecha y el espacio hasta preparar el registro y los materiales. También contempla catering, necesidades técnicas, señalización y voluntariado. Úsala para controlar qué está cerrado, qué falta confirmar y qué debe quedar listo antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Contactar a los expositores
2 personas
Confirmar ponentes
Elaborar el programa
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Recopilar los logotipos de los patrocinadores
Publicar mensaje promocional
Hacer reservas
Realizar el pedido de catering
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Recopilar las presentaciones
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Diseñar la señalización
Realizar impresión
2 personas
Asignar voluntarios
Confirmar entregas
Imprimir la lista de registro
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Etiquetar las cajas por stand
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las mesas de los expositores
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Dar la briefing al equipo de servicio
2 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Organizar los momentos fotográficos
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Hacer el discurso de clausura
Registrar a los expositores
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar agradecimientos a los expositores
Enviar correo a los visitantes
Archivar fotos
Recoger los gastos
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de expositorescant. 24
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 32
Plantascant. 12
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 30
Pósters con logocant. 30
Photowall

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 2
Neveras portátilescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Abrebotellascant. 6
Bandejas de servircant. 16

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de publicar el formulario de inscripción: los expositores necesitan conocer horarios, medidas de los puestos y condiciones de montaje para decidir si participan.
Define la distribución de la feria cuando tengas la lista de expositores. Deja pasillos despejados, coloca el mostrador de registro en la entrada y reserva espacio para ponentes, catering y circulación.
Envía a cada expositor la información operativa al menos 7 días antes: horario de llegada, espacio asignado, materiales que debe llevar y persona de contacto durante el evento.
Recopila presentaciones, logotipos y preferencias dietéticas antes de cerrar el programa y el pedido de catering. Una fecha límite única, entre 5 y 7 días antes, evita cambios de última hora.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, regletas, alargadores y estaciones de carga. Imprime también la lista de registro y prepara las tarjetas de nombre antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de emprendedores?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para confirmar fecha y ubicación, definir la distribución y preparar la lista de expositores; deja la última semana para confirmaciones, impresión y pruebas.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria?: Confirma la participación entre 3 y 4 semanas antes y envía la información final 7 días antes. En ese último envío incluye el espacio asignado, horarios de montaje, programa, indicaciones técnicas y datos de contacto.
¿Cuándo encargar el catering para una feria de emprendedores?: Haz el pedido definitivo entre 5 y 7 días antes, después de recoger las inscripciones y las preferencias dietéticas. Añade bebidas, vajilla y una previsión de reposición para las pausas del programa.
¿Qué debo preparar el día anterior a la feria?: Deja listos el registro, las tarjetas de nombre, la señalización, los materiales de los puestos y la distribución del mobiliario. También prueba durante al menos 30 minutos el proyector, el sonido, los micrófonos y las conexiones eléctricas.

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