Checklist pour organiser un salon des accessoires pour caravanes

Un salon d’accessoires pour caravanes demande une préparation très concrète : exposants, inscriptions, circulation des visiteurs et installation des stands doivent avancer dans le bon ordre. Commencez par publier la date et le programme, puis ouvrez les inscriptions avant de lancer la promotion. Dans les derniers jours, vérifiez le parking, l’alimentation électrique, le catering et la signalétique. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour l’accueil, l’installation et les paiements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les flyers
2 personnes
Confirmer les exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l'organisation du parking
Préparer le plan du stand
2 personnes
Informer les exposants
Réserver le catering
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Trier les bracelets
Préparer la caisse
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Baliser l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Installer les tables produits
6 personnes
Aménager la caisse et le bureau d'accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Assurer la circulation du parking
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Animer les démonstrations de produits
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Maintenir la salle de repos propre
Encadrer le photobooth
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Faire charger les produits
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les restes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 30
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Cintres de vestiaireqté 80

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Bannière d’entrée
Panneaux de standqté 30
Nappesqté 30
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 12
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Thermomètres pour glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant le salon et confirmez chaque exposant avant d’imprimer les badges, les programmes et le plan des stands.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez le nombre de repas avec le traiteur quelques jours avant l’événement pour éviter les portions manquantes.
Dessinez le plan des stands avant l’arrivée du matériel : prévoyez les tables, les portants, les chaises et les accès nécessaires aux rallonges et multiprises.
Organisez le parking et balisez l’entrée avant l’ouverture. Une bannière visible, des poteaux de balisage et des panneaux directionnels évitent que les visiteurs et les exposants se croisent inutilement.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, tout en testant les terminaux de paiement, les caisses, les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon des accessoires pour caravanes ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’inviter les exposants, d’ouvrir les inscriptions, de diffuser les flyers et de confirmer le catering.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants 10 à 14 jours avant le salon. Vous pourrez alors finaliser le plan des stands, les badges nominatifs, les besoins électriques et l’organisation du parking.
Quand installer les stands et la signalétique ?: Prévoyez l’acheminement du matériel et l’installation le jour précédent si le site est disponible, ou au minimum 3 heures avant l’ouverture. Installez d’abord les tables et les panneaux, puis les badges, les programmes et le balisage.
Que faut-il vérifier le matin du salon ?: Contrôlez au moins 2 heures avant l’accueil du public les points d’alimentation, les rallonges, les terminaux de paiement, les boissons, les en-cas et les équipements audio. Faites aussi un dernier passage dans le parking et à l’entrée.

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