Caravanaccessoirebeurs organiseren: checklist en planning
Een caravanaccessoirebeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet tegelijk de aanmeldingen, parkeerindeling, stroompunten, entree, catering en communicatie bewaken. Begin met datum en programma, open daarna het aanmeldformulier en leg de standindeling pas definitief vast zodra de deelnemers bekend zijn. Deze checklist helpt je van de eerste uitnodiging tot het opstellen van tafels, stoelen, bewegwijzering en betaalpunten op de beursdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma publiceren
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
Flyers verspreiden
2 personen
Standhouders bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerindeling vastleggen
Standindeling maken
2 personen
Standhouders informeren
Catering reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
Programma's afdrukken
Polsbandjes sorteren
Kassa voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Entree afzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Producttafels inrichten
6 personen
Kassa en ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Event
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Parkeerbegeleiding verzorgen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Productdemonstraties begeleiden
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Rustruimte netjes houden
Fotopunt begeleiden
Informatiebalie bemannen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Entreebalie afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Producten laten inladen
4 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten controleren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Standhouders bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 30
- Bistrotafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
- Garderobehangersaantal 80
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Bureaulampenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Entreebanner
- Standbordjesaantal 30
- Tafelkledenaantal 30
- Bloemstukkenaantal 6
- Fotowand
- Fotopropsaantal 12
- Naambadgesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Polsbandjesaantal 200
- Pijlbordenaantal 12
- Programmafoldersaantal 200
- Pennenaantal 20
- Clipboardsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
- Kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Openersaantal 4
- Koelboxthermometersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de standindeling uiterlijk één week vooraf vast. Geef iedere standhouder daarna de standplek, aanrijroute, parkeerinstructies en beschikbare stroompunten door.
- Controleer stroompunten niet alleen op aanwezigheid, maar ook op de benodigde lengte van verlengkabels en kabelhaspels. Werk kabels weg voordat bezoekers binnenkomen om struikelgevaar te voorkomen.
- Plan de entree als een apart werkpunt: zet afzetpalen klaar, plaats de entreebanner en leg kassa’s, betaalterminals en polsbandjes bij elkaar. Test ieder betaalpunt vóór de opening.
- Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Bestel of bereid hapjes pas nadat je weet hoeveel standhouders en medewerkers blijven eten.
- Maak op de opbouwdag een korte controle-ronde langs parkeerterrein, stands en bewegwijzering. Controleer daarna verlichting, portofoons, microfoons en luidsprekers voordat de eerste bezoeker arriveert.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een caravanaccessoirebeurs?
- Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de beurs. Open het aanmeldformulier direct en sluit de inschrijving uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor de standindeling en bevestigingen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een caravanaccessoirebeurs op te bouwen?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw. Tafels, stoelen, tenten, standbordjes, stroom en bewegwijzering kosten meer tijd dan alleen het neerzetten van meubilair; houd bovendien 30 minuten over voor een eindcontrole.
- Wanneer moet ik de parkeerindeling en standindeling communiceren?
- Maak beide indelingen uiterlijk 7 dagen voor de beurs definitief en stuur ze meteen naar de standhouders. Vermeld ook waar zij kunnen lossen en vanaf welk tijdstip materialen naar de locatie mogen worden gebracht.
- Hoeveel drank en hapjes moet ik voorbereiden voor een caravanaccessoirebeurs?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je 3 tot 5 stuks per aanwezige per uur aanhouden; pas de aantallen aan op de verwachte duur en het aantal dieetwensen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!