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Checkliste für eine gut organisierte Caravanzubehörmesse

Bei einer Caravanzubehörmesse müssen Aussteller, Standflächen, Strom, Besucherführung und Kasse zusammenpassen. Beginne mit Datum und Programm, öffne danach die Anmeldung und bestätige die Standbetreiber erst, wenn Fläche und Anschlüsse geklärt sind. In den letzten Tagen zählen vor allem Beschilderung, Namensschilder, Catering und gekühlte Getränke. Der Aufbau wird deutlich schneller, wenn Tische, Stühle, Zelte und Technik nach Standplan bereitliegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm veröffentlichen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Flyer verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkeinteilung festlegen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Catering reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programme ausdrucken

  • Armbänder sortieren

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Eingang absperren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Ausstellende anmelden

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Produktionstische einrichten

    6 Personen

  • Kasse und Empfangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Parkeinweisung organisieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Produktdemonstrationen begleiten

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Ruheraum sauber halten

  • Fotopunkt betreuen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Eingangsbereich schließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Produkte einladen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Materialien einlagern

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste kontrollieren

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 30
  • BistrotischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • GarderobenbügelAnz. 80

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Eingangsbanner
  • StandbeschilderungAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 30
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 200
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammhefteAnz. 200
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • KannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlboxthermometerAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Standplan erst nach der Anmeldung endgültig fest. Weise jedem Stand eine konkrete Fläche zu und informiere die bestätigten Betreiber spätestens einige Tage vor der Messe.
  • Prüfe Stromanschlüsse vor dem Aufbau und plane Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln ein. Teste Lautsprecher, Mikrofone, Kassen und Kartenterminals mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
  • Bereite Besucherunterlagen nicht am Veranstaltungstag vor. Programme, Namensschilder und sortierte Armbänder sollten am Vortag vollständig bereitliegen, damit der Eingang nicht ins Stocken gerät.
  • Kläre Parkeinteilung und Beschilderung vor der Anlieferung. Eingangsbanner, Standbeschilderung und Absperrpfosten verhindern, dass Besucher oder Lieferfahrzeuge die Wege zu den Ständen blockieren.
  • Kühle Getränke erst nach der Anlieferung am Veranstaltungsort und halte Snacks getrennt vom Kassenbereich bereit. Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung, nicht erst beim Catering am Messetag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Caravanzubehörmesse planen?
Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Einladung an Standbetreiber. Für größere Ausstellerzahlen oder umfangreiche Technik sind 3 bis 4 Monate realistischer.
Wann sollte die Anmeldung für Standbetreiber geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Standaufteilung, Strombedarf und Ernährungswünsche rechtzeitig geprüft werden können.
Was muss am Tag vor der Caravanzubehörmesse fertig sein?
Programme, Namensschilder, Armbänder, Beschilderung und der Standplan sollten am Vortag fertig sein. Auch Kassen, Kartenterminals, Funkgeräte und Verlängerungskabel kannst du dann prüfen und sortieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Caravanzubehörmesse?
Plane für Zelte, Tische, Stühle, Standbeschilderung und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Beginne bei einer größeren Messe 5 bis 6 Stunden vor dem Einlass, damit Stromprüfung und letzte Wegekontrollen nicht unter Zeitdruck geraten.

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