Organiser un salon de pierres précieuses : la checklist complète

Un salon de pierres précieuses demande une préparation précise, car les exposants, les visiteurs et les pièces présentées ont des besoins différents. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : autorisations, assurance, exposants, inscriptions, promotion et logistique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les stands, le catering, la sécurité, l’électricité et les paiements. Cette checklist regroupe les 78 tâches et les 78 fournitures nécessaires pour arriver au jour J sans oubli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Organiser l’assurance pour le salon
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les emplacements de stand
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Réserver l’alimentation électrique
Concevoir l'affiche promotionnelle
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Mettre en page le programme
Finaliser la liste des exposants
Créer le plan des stands
Envoyer les informations aux exposants
Établir le plan de caisse et de paiement
2 personnes
Préparer les étiquettes de pierres précieuses
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Compter les bracelets et les billets d’entrée
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer la table d'entrée
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester l’éclairage des bijoux
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
Vérifier les installations du stand
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Ouvrir les caisses
2 personnes
Faire le briefing du personnel d'accueil
Donner le briefing à la sécurité

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les stands à l’ouverture
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Vérifier l'éclairage en cours de route
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Collecter les étiquettes de pierres précieuses
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
Archiver les photos et les documents
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Facturer les exposants
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Nappesqté 28
Vitrines de tableqté 20
Présentoirsqté 40
Présentoirs en acryliqueqté 50
Caisses de rangementqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Terminaux de caisseqté 3
Terminaux de paiementqté 4
Caisses à monnaieqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Chargeurs de téléphone rechargeablesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Microphone à main
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 20
Lampes de bureauqté 24
Pilesqté 48

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux de directionqté 12
Numéros de standqté 24
Panneaux d'informationqté 8
Drapeauxqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 500
Billets d’entréeqté 500
Étiquettes de pierres précieusesqté 1000
Brochures du programmeqté 500
Pots à stylosqté 8

Bureau

Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 12
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Marqueursqté 24
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 4
Classeurs d’inscriptionqté 6
Enveloppesqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 16
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Thermosqté 6
Tables de buffetqté 3
Caisses réfrigéréesqté 6
Porte-serviettesqté 8
Filtres à caféqté 3
Courses

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifie aussi les règles liées à l’accueil du public, à l’assurance et à l’installation des stands.
Demande aux exposants leurs besoins dès l’inscription : dimensions du stand, alimentation électrique, mobilier, horaires d’arrivée et besoins alimentaires. Envoie ensuite le plan définitif au moins 7 jours avant l’événement.
Prépare les paiements séparément pour les entrées et les achats sur place. Compte les bracelets, les billets, les caisses à monnaie et les terminaux au plus tard la veille, puis prévois une réserve de monnaie en espèces.
Pour les pierres, imprime les étiquettes et les panneaux d’information avant le montage. Prévois des vitrines, des présentoirs et des caisses de rangement afin que chaque exposant puisse installer ses pièces sans improviser.
Fais un test technique pendant le montage : alimentation électrique, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, microphone et haut-parleurs. Garde des lampes de poche et des chargeurs rechargeables disponibles pour les incidents de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de pierres précieuses ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et organiser la sécurité, le catering et l’électricité.
Quand faut-il confirmer les stands des exposants ?: Confirme les emplacements environ 2 semaines avant le salon, puis envoie le plan final au moins 7 jours avant. Les exposants pourront ainsi préparer leur matériel et leur arrivée sans changement tardif.
Que faut-il prévoir pour les paiements lors d’un salon de pierres précieuses ?: Prépare les terminaux de caisse et de paiement, les caisses à monnaie, les billets et les bracelets d’entrée. Vérifie chaque appareil la veille et garde une réserve de monnaie en espèces pour les premières heures.
Quand réserver la sécurité et l’alimentation électrique ?: Réserve ces prestations dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Les besoins peuvent varier selon le nombre de stands, les vitrines, l’éclairage et les horaires d’ouverture.

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