Checklist para organizar una feria de gemas sin olvidos

Organizar una feria de gemas requiere coordinar expositores, permisos, stands, pagos y atención al público en un orden concreto. Esta checklist reúne 78 tareas y 78 materiales para que puedas avanzar desde la elección de la fecha y el espacio hasta la apertura. Incluye puntos que suelen quedar para el último momento, como confirmar las ubicaciones, preparar las etiquetas de las piedras y comprobar la electricidad. Úsala como calendario de trabajo y como control final antes de recibir a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Gestionar el seguro para la feria
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar las ubicaciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar seguridad
Reservar el suministro eléctrico
Diseñar el cartel promocional
Publicar promoción en redes sociales
Maquetar el programa
Finalizar la lista de expositores
Hacer el plano de los stands
Enviar información a los expositores
Elaborar el plan de caja y pagos
2 personas
Preparar las etiquetas de piedras preciosas
2 personas
Imprimir los carteles informativos
Contar pulseras y entradas
Retirar cambio en efectivo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar la mesa de entrada
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar las luces de joyería
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
Comprobar la disposición de los puestos
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Abrir las cajas registradoras
2 personas
Dar instrucciones al personal de recepción
Dar la briefing a seguridad

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar los stands durante la inauguración
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar los suelos durante el evento
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Comprobar la iluminación periódicamente
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las puertas
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger etiquetas de piedras preciosas
2 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Contar y empaquetar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
Archivar fotos y documentos
Registrar objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos
Facturar a los expositores
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 60
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 28
Vitrinas de mesacant. 20
Expositorescant. 40
Soportes de acrílicocant. 50
Cajas de almacenamientocant. 30
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Terminales de cajacant. 3
Datáfonoscant. 4
Cajas de dinerocant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Cargadores de teléfono recargablescant. 6
Linternas de manocant. 6
Micrófono de mano
Altavocescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LEDcant. 20
Lámparas de escritoriocant. 24
Bateríascant. 48

Decoración

Cartel de entrada
Señales de rutacant. 12
Números de standcant. 24
Paneles informativoscant. 8
Banderascant. 8
Decoraciones de mesacant. 12
Pizarrascant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 500
Entradascant. 500
Etiquetas para gemascant. 1000
Programascant. 500
Portalápicescant. 8

Oficina

Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 12
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 24
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Cintas métricascant. 4
Carpetas de inscripcióncant. 6
Sobrescant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 16
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Termoscant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Cajas isotérmicascant. 6
Porta-servilletascant. 8
Filtros de cafécant. 3
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de abrir las inscripciones. Reserva también el seguro y el suministro eléctrico con varias semanas de margen, porque son gestiones que pueden bloquear todo el montaje.
No esperes a tener la lista definitiva de expositores para dibujar los stands. Prepara el plano, confirma cada ubicación y envía la información de montaje al menos 7 días antes de la feria.
Calcula por separado la venta de entradas, los pagos a expositores y el cambio en efectivo. Comprueba los terminales de caja, datáfonos y cajas de dinero el día anterior, y retira el efectivo necesario antes de abrir.
Prepara las etiquetas de las piedras preciosas y los carteles informativos cuando cierres el programa. Imprime copias de reserva: los cambios de última hora en nombres, horarios o ubicaciones son habituales.
Haz una comprobación física de mesas, vitrinas, expositores, cables, regletas, iluminación y equipos de sonido antes del montaje. Lleva linternas y cargadores recargables para resolver fallos durante la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de gemas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Los permisos, el seguro, el recinto, los expositores y el suministro eléctrico deben quedar encaminados durante las primeras 3 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de gemas?: Cierra la lista definitiva entre 10 y 14 días antes. Después confirma por escrito la ubicación del stand, el horario de llegada, las necesidades eléctricas y la información del programa.
¿Cuánto catering calcular para una feria de gemas?: Para el equipo y los expositores, calcula como referencia 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Ajusta la comida según la duración y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar.
¿Cuándo preparar el plano y los carteles de la feria?: Prepara un primer plano cuando empiecen a llegar las inscripciones y ciérralo 10 días antes. Imprime los carteles, las etiquetas y el programa entre 3 y 5 días antes, dejando tiempo para corregir errores.

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