Edelstenenbeurs organiseren: checklist en planning

Een edelstenenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, verzekering, stroom, beveiliging en de indeling van de stands. Daarna volgen inschrijvingen, promotie, programmaboekje, betaalmogelijkheden en bezoekersinformatie. Deze checklist helpt je het werk in de juiste volgorde uit te voeren en voorkomt dat praktische zaken zoals wisselgeld, labels of verlengkabels pas op de beursdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering voor de beurs regelen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Promotieposter ontwerpen
Promotie op sociale media plaatsen
Programmaboekje opmaken
Standhouderslijst afronden
Plattegrond van stands maken
Standhoudersinformatie versturen
Kassa- en betaalplan maken
2 personen
Edelstenenlabels voorbereiden
2 personen
Informatieborden printen
Polsbandjes en entreekaarten tellen
Contant wisselgeld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Entreetafel klaarzetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Sieradenverlichting testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
Standopstellingen controleren
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Kassa's openen
2 personen
Briefing baliepersoneel geven
Briefing beveiliging geven

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entreekaarten controleren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Stands tijdens opening ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Vloeren tussentijds schoonmaken
2 personen
Beveiligingsrondes uitvoeren
2 personen
Verlichting tussentijds controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Edelstenenlabels inzamelen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen tellen en verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
Foto's en documenten archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Standhouders factureren
Leveranciersfacturen controleren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 4
Tafelkledenaantal 28
Tafelvitrinesaantal 20
Displayplateausaantal 40
Acrylaatstandaardsaantal 50
Opbergkrattenaantal 30
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Kassaterminalsaantal 3
Pinapparatenaantal 4
Geldkistenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadbare telefoonladersaantal 6
Handlampenaantal 6
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledspotsaantal 20
Bureaulampenaantal 24
Batterijenaantal 48

Decoratie

Entreebord
Routebordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 8
Vlaggenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 500
Entreekaartenaantal 500
Edelstenenlabelsaantal 1000
Programmaboekjesaantal 500
Pennenbakjesaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 12
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 4
Inschrijfmappenaantal 6
Enveloppenaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 16
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Koelkrattenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Koffiefiltersaantal 3
Boodschappen

Tips

Leg de standindeling niet pas tijdens de opbouw vast. Maak vooraf een plattegrond en stuur standhouders tijdig hun standnummer, opbouwinformatie en informatie over stroomvoorziening.
Controleer minimaal enkele weken vooraf welke vergunningen en meldingen nodig zijn. Regel ook de verzekering en leg vast wie verantwoordelijk is bij schade aan vitrines, displays of handelswaar.
Maak voor de kassa een apart betaalplan. Test kassaterminals en pinapparaten vooraf, neem contant wisselgeld op tijd op en wijs per dienst iemand aan voor de geldkisten en afstorting.
Tel entreekaarten en polsbandjes voordat de deuren opengaan en leg een kleine reserve apart. Print ook informatieborden, edelstenenlabels en de standhouderslijst; die worden vaak te laat opgemerkt.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, klaptafels en afzetpalen, daarna tafelkleden, vitrines, plateaus en standaards. Controleer vervolgens stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen, verlichting en geluidsapparatuur voordat standhouders hun spullen uitpakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een edelstenenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en standhouders. Reserveer catering, beveiliging en stroom zodra de verwachte omvang van de beurs duidelijk is.
Wat moet ik regelen voor standhouders op een edelstenenbeurs?: Laat standhouders zich inschrijven en bevestig daarna hun standplaats, afmetingen, opbouwtijd en stroombehoefte. Verstuur de definitieve standhoudersinformatie uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een edelstenenbeurs?: Dat hangt af van het aantal standhouders en de afgesproken standgrootte. Tel per stand de benodigde tafels en stoelen op, voeg tafels toe voor registratie en catering en reserveer enkele extra zitplaatsen voor bezoekers en medewerkers.
Wanneer moet ik de promotie voor een edelstenenbeurs starten?: Start ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de poster, sociale media en uitnodigingen. Plaats de definitieve standhouderslijst en het programma opnieuw in de laatste 2 weken, zodat bezoekers praktische informatie kunnen controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.