Edelsteinbörse organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Eine Edelsteinbörse steht und fällt mit einem klaren Zeitplan für Aussteller, Standflächen und Besucher. Lege zuerst Termin und Ort fest und prüfe Genehmigungen, Versicherung sowie Stromversorgung, bevor du Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Standplan, Catering, Sicherheit und Werbung. In den letzten Tagen zählen vor allem Etiketten, Eintrittskarten, Wechselgeld, Programmheft und die technische Kontrolle vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherung für die Messe regeln
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standplätze bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Sicherheit buchen
Stromversorgung reservieren
Werbeplakat gestalten
Werbung in sozialen Medien posten
Programmheft gestalten
Liste der Aussteller abschließen
Standplan erstellen
Informationen für Aussteller senden
Kassen- und Zahlungsplan erstellen
2 Personen
Edelsteinetiketten vorbereiten
2 Personen
Infotafeln drucken
Armbänder und Eintrittskarten zählen
Bargeld zum Wechseln abheben
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
5 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Schmuckbeleuchtung testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Standaufbauten prüfen
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Kassen öffnen
2 Personen
Briefing für das Empfangspersonal geben
Sicherheitsbriefing geben

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Eintrittskarten prüfen
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Stände während der Eröffnung unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet ordentlich halten
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Beleuchtung zwischendurch kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Türen schließen
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Edelsteinetiketten einsammeln
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Materialien zählen und verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
Fotos und Dokumente archivieren
Fundgegenstände registrieren
Fundsachen zurückbringen
Standbetreiber abrechnen
Lieferantenrechnungen prüfen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 60
KlappischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
TischdeckenAnz. 28
TischvitrinenAnz. 20
PräsentationspodesteAnz. 40
AcrylständerAnz. 50
AufbewahrungsboxenAnz. 30
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KassenterminalsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 4
GeldkistenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Aufladbare Handy-LadegeräteAnz. 6
HandlampenAnz. 6
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-SpotsAnz. 20
SchreibtischlampenAnz. 24
BatterienAnz. 48

Dekoration

Eingangsschild
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 24
InfotafelnAnz. 8
FahnenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 500
EintrittskartenAnz. 500
EdelsteinetikettenAnz. 1000
ProgrammhefteAnz. 500
StiftehalterAnz. 8

Büro

KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 12
DruckpapierAnz. 500
KlebebandAnz. 12
SchereAnz. 6
TackerAnz. 4
MarkerAnz. 24
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 4
AnmeldeordnerAnz. 6
UmschlägeAnz. 100

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
KabelmattenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

ThermoskannenAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 8
KaffeefilterAnz. 3
Einkäufe

Tipps

Schließe die Ausstellerliste spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Börse ab. Erst dann lassen sich Standplätze, Standplan und die Informationen für Aussteller zuverlässig verschicken.
Prüfe bei der Anmeldung nicht nur Namen und Standgröße, sondern auch Ernährungswünsche. Reserviere das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Sonderkost nicht am Veranstaltungstag fehlt.
Plane die Kasse getrennt vom Einlass: Zähle Armbänder und Eintrittskarten, richte Geldkisten und Kassenterminals ein und hole das Wechselgeld spätestens am Vortag ab.
Kontrolliere die Präsentation jedes Standes anhand des Plans: Tische, Klapptische, Tischvitrinen, Podeste und Acrylständer müssen vor dem Aufbau vollständig bereitstehen. Für wertvolle Steine gehören außerdem Aufbewahrungsboxen und eine klare Beschriftung dazu.
Teste Strom, Kartenlesegeräte, Kaffeemaschinen, Handmikrofon und Lautsprecher am Aufbau- oder Vortag. Lege Verlängerungskabel, aufladbare Handy-Ladegeräte und Handlampen sichtbar an einen festen Technikpunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Edelsteinbörse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen, Versicherung und der Suche nach Standbetreibern. Werbung und Anmeldeformular können danach starten.
Wann muss der Standplan für eine Edelsteinbörse fertig sein?: Erstelle den vorläufigen Standplan etwa 3 Wochen vor der Börse und aktualisiere ihn nach Anmeldeschluss. Die endgültige Version sollte 7 bis 10 Tage vorher an alle Aussteller gehen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Edelsteinbörse?: Plane für die Kasse mehrere Scheine und Münzen in kleinen Stückelungen ein; die genaue Summe hängt von Eintrittspreis und erwarteter Besucherzahl ab. Hebe das Wechselgeld spätestens am Vortag ab und teile es auf die Geldkisten auf.
Was muss am Tag vor der Edelsteinbörse kontrolliert werden?: Prüfe am Vortag Materialien, Eintrittskarten, Armbänder, Edelsteinetiketten, Infotafeln und das Programmheft. Teste außerdem Strom, Kartenzahlung, Lautsprecher und die Kaffeemaschinen, damit am Einlass keine Verzögerung entsteht.

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