Organiser un salon de modélisme sans rien oublier

Un salon de modélisme demande une coordination précise entre les exposants, la salle et le matériel de présentation. Commence par fixer les horaires et réserver un espace adapté aux tables, vitrines et démonstrations. Les inscriptions permettent ensuite de connaître le nombre de tables, les besoins alimentaires et les contraintes électriques. Cette checklist suit l’organisation jusqu’à l’installation, l’accueil du public et les derniers contrôles sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
Inviter les exposants
2 personnes
Annoncer le salon
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les exposants
2 personnes
Noter les besoins en tables par exposant
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Vérifier les informations d'assurance
Créer le plan
2 personnes
Définir l'agencement des exposants
2 personnes
Envoyer un message d’information
Concevoir la signalétique
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Imprimer les plans
Changer l'argent liquide
Tester le terminal de paiement
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Numéroter les tables des exposants
2 personnes
Installer les nappes
4 personnes
Installer les vitrines
4 personnes
Installer les tables de démo
3 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir les exposants
4 personnes
Vérifier les tables de modélisme
3 personnes

Événement

Ouvrir la caisse et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Traiter les droits d'entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la table de restauration propre
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réaliser la couverture photo
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Emballer les modèles en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Vider les vitrines
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Emballer les affaires restantes
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de suivi aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 110
Table d'inscription
Chaises pliantes pour les exposantsqté 24
Vitrinesqté 8
Podiums pour mannequinsqté 20
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12
Rubans de file d'attenteqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Valises de caisseqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Chargeurs USBqté 6
Pistolets à colleqté 2
Éclairage de démonstrationqté 10
Microphones mainqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Gants isolantsqté 2

Décoration

Panneaux pour exposantsqté 30
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 100
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 8
Cordeqté 2
Pincesqté 30
Cartes de numéros de tableqté 30

Matériel de modélisme

Tapis de protectionqté 10
Tapis de découpeqté 10
Kits d’outils de modélismeqté 6
Lampes grossissantesqté 4
Socles pour maquettesqté 30
Housses anti-poussièreqté 20
Bacs de transportqté 12
Caisses de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubellesqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande à chaque exposant le nombre exact de tables nécessaires au moment de l’inscription. Prévois aussi les besoins en chaises, vitrines, prises électriques et éclairage de démonstration afin d’éviter de refaire le plan la veille.
Envoie le plan de salle et les informations pratiques au moins 7 jours avant le salon. Indique l’horaire d’arrivée, le numéro de table, l’accès au bâtiment et les règles concernant les branchements.
Teste les terminaux de paiement, l’imprimante et les ordinateurs 2 à 3 jours avant l’ouverture. Charge les batteries externes, prépare la monnaie et garde des rallonges et multiprises de réserve.
Installe les tables et les chaises avant de numéroter les emplacements. Une fois les vitrines, podiums et zones de circulation positionnés, vérifie qu’il reste un passage confortable vers l’accueil et les sorties de secours.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et regroupe la vaisselle par usage. Pour l’accueil, prépare séparément les gobelets, tasses, assiettes, couverts et plateaux afin de ne pas chercher le matériel pendant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de modélisme ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord la salle, fixe les horaires et invite les exposants, puis ouvre les inscriptions et construis le plan à partir des besoins reçus.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux exposants ?: Envoie un premier message complet 7 jours avant le salon, avec les horaires, l’accès, le plan et le numéro de table. Un rappel le jour précédent permet de réduire les retards et les questions à l’accueil.
Quand installer les tables d’un salon de modélisme ?: Installe les tables et les chaises le jour précédent si la salle est accessible, ou au moins 3 heures avant l’ouverture. Numérote les tables seulement après avoir validé l’agencement et les circulations.
Que faut-il vérifier le jour du salon de modélisme ?: Prévois un contrôle final 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Vérifie la salle, les badges, les plans imprimés, la signalétique, les branchements, l’éclairage, les terminaux de paiement et les boissons.

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