Checklist para organizar una feria de modelismo
Organizar una feria de modelismo requiere coordinar expositores, mesas, vitrinas, demostraciones y visitantes sin dejar los detalles técnicos para el último día. Empieza fijando la fecha, el horario y el recinto; después abre las inscripciones y recopila las necesidades de cada expositor. En las semanas previas tendrás que cerrar el plano, el catering, la señalización y los medios de pago. El día anterior, prepara impresos, bebidas y equipos; el día del evento, reserva tiempo suficiente para montar y probarlo todo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
Reservar el recinto y la distribución de la sala
Invitar a los expositores
2 personas
Anunciar la feria
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar expositores
2 personas
Anotar las necesidades de mesa por expositor
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
Comprobar los datos del seguro
Hacer el plano
2 personas
Fijar la distribución de los expositores
2 personas
Enviar el mensaje informativo
Diseñar la señalización
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Imprimir planos
Cambiar efectivo
Probar el dispositivo de pago
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Numerar las mesas de expositores
2 personas
Colocar manteles
4 personas
Colocar las vitrinas
4 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Comprobar los baños
Recibir a los expositores
4 personas
Comprobar las mesas de modelismo
3 personas
Evento
Abrir caja y registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Gestionar las entradas
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpia la mesa de catering
Comprobar los baños periódicamente
Hacer registro fotográfico
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Empaquetar los modelos de forma segura
3 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Vaciar las vitrinas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Empaquetar lo que ha sobrado
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar un mensaje posterior a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 110
- Mesa de registro
- Sillas plegables para expositorescant. 24
- Vitrinascant. 8
- Tarimas para modeloscant. 20
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
- Cintas para colascant. 8
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de la caja registradoracant. 2
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Impresora
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 16
- Cargadores USBcant. 6
- Pistolas de pegamentocant. 2
- Iluminación de demostracióncant. 10
- Micrófonos de manocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Cables de lucescant. 4
- Iluminación de emergenciacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Guantes aislantescant. 2
Decoración
- Carteles para expositorescant. 30
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 100
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta de pintorcant. 8
- Cuerdacant. 2
- Abrazaderascant. 30
- Tarjetas con números de mesacant. 30
Material de modelismo
- Alfombrillas de proteccióncant. 10
- Tapetes de cortecant. 10
- Kits de herramientas para modelismocant. 6
- Lupascant. 4
- Soportes para modeloscant. 30
- Fundas para el polvocant. 20
- Cajas de transportecant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cubos de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución de las mesas al menos 7 días antes. Pide a cada expositor las medidas necesarias y deja pasillos claros para que las vitrinas y las tarimas no bloqueen el paso.
- No esperes al día de la feria para probar los pagos. Comprueba los terminales, prepara cambio en efectivo y verifica que portátiles, tablets, impresora y cargadores funcionan al menos 24 horas antes.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación general. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro y añade un pequeño margen para el equipo y los expositores.
- Prepara la documentación con tiempo: tarjetas identificativas, lista de expositores, planos y señalización deberían estar impresos como mínimo el día anterior. Lleva copias adicionales de la lista y del plano para registro e información.
- Haz una comprobación técnica de la sala antes de abrir: iluminación de demostración, focos LED, cables, regletas y enrollacables. Lleva baterías externas y walkie-talkies para resolver incidencias sin abandonar la mesa de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, invitar a los expositores y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el plano, confirmar el catering y enviar la información final.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?
- Cierra la lista entre 7 y 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para numerar las mesas, preparar las tarjetas identificativas, imprimir los planos y ajustar las necesidades de cada expositor.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de modelismo?
- Calcula entre 3 y 4 horas para montar mesas, sillas, vitrinas, tarimas, señalización y la mesa de registro. Añade al menos 30 minutos para probar los pagos, la iluminación y los equipos de comunicación.
- ¿Cuánto catering calcular para una feria de modelismo?
- Calcula las cantidades según el número de expositores, colaboradores y asistentes previstos, separando bebidas, café y comida. Confirma las cifras 5 días antes y deja un margen del 10 % para cubrir cambios de última hora.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!