Modellbaumesse organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Ausstelleraufteilung erst, wenn du den Tischbedarf pro Aussteller kennst. So bleiben Wege zwischen Vitrinen, Modellpodesten und Besuchertischen frei, statt am Aufbautag Möbel verschieben zu müssen.
• Schicke die Informationsnachricht spätestens 7 Tage vor der Messe. Sie sollte Ankunftszeit, Standnummer, Aufbauhinweise, Park- oder Lieferinformationen und den Lageplan enthalten.
• Teste Bezahlterminals, Laptops, Tablets, Drucker und Funkgeräte spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte und Powerbanks, weil fehlende Stromversorgung am Messetag nur schwer zu ersetzen ist.
• Kühle Getränke am Vorabend und lege Geschirr wie Becher, Kaffeetassen, Teller und Besteck gemeinsam mit dem Catering bereit. Rechne die Mengen erst, nachdem die Zahl der Aussteller und erwarteten Helfer feststeht.
• Kontrolliere den Saal vor dem Einlass anhand des Lageplans: nummerierte Ausstellertafeln, Notbeleuchtung, Absperrbänder, Warteschlange, Registrierungstisch und freie Fluchtwege müssen bereits stehen. Plane für die Endkontrolle mindestens 60 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modellbaumesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du die Location reservieren, Aussteller einladen, Anmeldungen sammeln und den Tischbedarf sowie Versicherungsdaten prüfen.

Wann sollte das Anmeldeformular für Aussteller öffnen?

Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Schließe sie spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Ausstelleraufteilung, Namensschilder, Tafeln und Lageplan rechtzeitig fertig werden.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Modellbaumesse?

Plane für Mobiliar, Vitrinen, Podeste, Beleuchtung, Beschilderung und Registrierung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Eine abschließende Saalkontrolle sollte zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden.

Was muss am Tag vor der Modellbaumesse erledigt sein?

Am Vortag sollten Getränke gekühlt, Bargeld gewechselt, das Bezahlterminal getestet und alle Materialien zur Location gebracht sein. Drucke außerdem Ausstellerliste und Lagepläne und prüfe Strom, Licht sowie Notbeleuchtung.

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