Checklist modelbouwbeurs organiseren
Een modelbouwbeurs staat of valt met een duidelijke indeling en goede informatie voor exposanten. Leg eerst datum, openingstijden en zaal vast en verzamel daarna per deelnemer het aantal tafels, dieetwensen en verzekeringsgegevens. Werk toe naar een genummerde plattegrond, herkenbare bewegwijzering en een registratietafel bij binnenkomst. Controleer in de laatste week niet alleen de modellen en vitrinekasten, maar ook betaalapparaten, verlenghaspels, verlichting, catering en nooduitgangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en zaalindeling reserveren
Exposanten uitnodigen
2 personen
Beurs aankondigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposanten registreren
2 personen
Tafelbehoefte per exposant noteren
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Verzekeringsgegevens controleren
Plattegrond maken
2 personen
Exposantenindeling vastleggen
2 personen
Informatiebericht versturen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges maken
2 personen
Exposantenlijst afdrukken
Plattegronden afdrukken
Contant geld wisselen
Betaalapparaat testen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Expositorentafels nummeren
2 personen
Tafelkleden aanbrengen
4 personen
Vitrines plaatsen
4 personen
Demotafels inrichten
3 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Exposanten ontvangen
4 personen
Modelbouwtafels controleren
3 personen
Event
Kassa en registratie openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entreegelden verwerken
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Cateringtafel schoonhouden
Toiletten tussentijds controleren
Fotoregistratie maken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Modellen veilig verpakken
3 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Vitrines leegmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven spullen inpakken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Exposanten nabericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 110
- Registratietafel
- Klapstoelen voor exposantenaantal 24
- Vitrinekastenaantal 8
- Podia voor modellenaantal 20
- Tafelkledenaantal 24
- Afzetpalenaantal 12
- Wachtrijlintenaantal 8
Apparatuur
- Betaalapparatenaantal 2
- Kassakoffersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Printer
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 16
- USB-opladersaantal 6
- Lijmpistolenaantal 2
- Demo-verlichtingaantal 10
- Handmicrofoonsaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
- Noodverlichtingaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Isolerende handschoenenaantal 2
Decoratie
- Exposantenbordjesaantal 30
- Naambadgesaantal 150
- Badgehoudersaantal 100
- Pijlbordenaantal 20
- Informatiebordenaantal 8
- Plakbandaantal 8
- Schilderstapeaantal 8
- Touwaantal 2
- Klemmenaantal 30
- Tafelnummerkaartenaantal 30
Modelbouwmateriaal
- Beschermmattenaantal 10
- Snijmattenaantal 10
- Modelbouwgereedschapssetsaantal 6
- Vergrootlampenaantal 4
- Modelstandaardsaantal 30
- Stofhoezenaantal 20
- Transportbakkenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Vuilnisemmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag exposanten uiterlijk twee weken voor de beurs hoeveel tafels en stoelen zij nodig hebben. Gebruik die aantallen om de plattegrond te maken en tafels vooraf te nummeren.
- Stuur het informatiebericht minstens 7 dagen vooraf. Zet daarin openingstijden, laad- en losmomenten, tafelnummer, plattegrond, parkeerinformatie en het telefoonnummer van de organisatie.
- Test betaalapparaten, laptops, tablets en de printer uiterlijk de dag vóór de beurs. Neem per betaalpunt een opgeladen powerbank en reserve-opladers mee, zodat een lege accu de verkoop niet stillegt.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen, vitrinekasten en podia, daarna stroom, demo-verlichting en bewegwijzering. Controleer vervolgens alle kabels voordat modellen op tafel komen.
- Koel dranken de avond ervoor en zet bij de catering herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden en bestek klaar. Tel dieetwensen apart en houd een kleine reserve aan, zodat late wijzigingen niet direct tot tekorten leiden.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een modelbouwbeurs?
- Tel per exposant het afgesproken aantal tafels op en reserveer daarnaast ongeveer 10% extra ruimte voor wijzigingen. Controleer de definitieve tafelbehoefte uiterlijk twee weken voor de beurs, omdat de indeling anders opnieuw moet worden gemaakt.
- Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een modelbouwbeurs?
- Open de aanmelding bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de beurs. Sluit de registratie uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je exposantenlijst, tafelnummering, plattegrond en informatiebericht op tijd kunt afronden.
- Hoe lang van tevoren moet de zaal worden opgebouwd?
- Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, vitrinekasten, podia, registratie en bewegwijzering. Voeg 30 minuten toe voor het testen van betaalapparaten, verlichting, verlenghaspels en microfoons.
- Wat moet ik een week voor een modelbouwbeurs controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de exposantenlijst, tafelbehoefte, dieetwensen, verzekeringsgegevens, cateringhoeveelheden en plattegrond. Test daarna betaalapparaten en print voldoende plattegronden, naambadges en bewegwijzering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!