Checklist pour organiser un salon de la technologie

Un salon de la technologie demande une coordination précise entre les exposants, les intervenants et l’équipe technique. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le plan du salon avant d’ouvrir les inscriptions. Les points souvent oubliés sont la capacité électrique des stands, la qualité de la connexion Internet, les badges nominatifs et les besoins alimentaires. Cette checklist regroupe les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le message promotionnel
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Créer le support de présentation
2 personnes
Élaborer le plan électrique
2 personnes
Tester la connexion Internet
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Collecter les informations de stationnement
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Exporter les données des badges
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les plans
Rassembler les présentations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Marquer la zone d'exposition
3 personnes
Installer les tables des exposants
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les stands
6 personnes
Brancher les points d’alimentation
3 personnes
Installer l’équipement réseau
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Inscrire les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Présenter le programme
Tenir les stands du salon
40 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Résoudre les questions techniques
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Immortaliser les moments photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel du stand
6 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer les câbles électriques
3 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace du salon
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Stocker la liste des visiteurs en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables des exposantsqté 40
Tables pour les visiteursqté 12
Chaisesqté 180
Table d'inscription
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Vitrinesqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Moniteursqté 8
Rallongesqté 30
Multiprisesqté 30
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Switches réseauqté 4
Routeurs WiFiqté 3
Câbles Ethernetqté 40
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Stations de rechargeqté 6
Batteries externesqté 10
Multiprisesqté 20

Décoration

Bannières de salon impriméesqté 8
Panneaux de directionqté 14
Affiches du programmeqté 10
Nappesqté 45
Présentoirs pour cartes nominativesqté 45
Autocollants flèchesqté 30

Bureau

Badges visiteursqté 300
Badges des exposantsqté 60
Porte-badgesqté 360
Lanyardsqté 360
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 12
Blocs-notesqté 250
Papier d’impressionqté 5
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 4
Marqueurs permanentsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 20
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Établis le plan des stands avant d’inviter les exposants : réserve les tables, les vitrines et les espaces de circulation, puis attribue un emplacement à chaque participant.
Teste la connexion Internet et le réseau au moins 7 jours avant l’ouverture. Vérifie chaque zone avec les ordinateurs, tablettes, moniteurs, routeurs, switches et câbles réellement utilisés.
Prépare les besoins électriques par stand au minimum 5 jours à l’avance. Compte les rallonges, multiprises, adaptateurs USB-C et câbles HDMI nécessaires, au lieu de les chercher le matin même.
Ferme les inscriptions et exporte les données des badges 2 à 3 jours avant le salon. Imprime ensuite les badges nominatifs, les plans et les affiches du programme, avec une marge pour les corrections de dernière minute.
Rassemble les présentations et vérifie le matériel la veille : projecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, pieds de micro et stations de recharge doivent être testés dans la salle prévue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la technologie ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer les exposants, contacter les intervenants et ouvrir les inscriptions. Garde les 2 dernières semaines pour la logistique, la communication et les essais techniques.
Quand faut-il envoyer les informations aux exposants ?: Envoie les consignes pratiques 7 à 10 jours avant le salon. Elles doivent préciser l’horaire d’installation, l’emplacement du stand, le stationnement, les besoins électriques, la connexion Internet et les règles de sécurité.
Quand préparer les badges des visiteurs ?: Exporte les inscriptions 2 à 3 jours avant l’événement et imprime les badges la veille. Prévois quelques badges vierges pour les inscriptions tardives et les changements de nom à l’accueil.
Combien de boissons prévoir pour un salon de la technologie ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajuste le stock selon la durée du salon, la météo et la présence d’un service de restauration.

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