Technologiebeurs organiseren: checklist en planning

Een technologiebeurs vraagt om meer dan stands en presentaties. Je moet exposanten, bezoekersregistratie, stroom, internet, programma en bewegwijzering op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna de plattegrond en exposantenlijst uit en leg technische eisen vroeg vast. In de laatste week verschuift de aandacht naar badges, printwerk, presentaties, catering en een controle van alle materialen. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat techniek of bezoekersinformatie pas op de beursdag wordt getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiebericht publiceren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Presentatieprogramma maken
2 personen
Stroomplan uitwerken
2 personen
Internetverbinding testen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Drankvoorraad bepalen
2 personen
Parkeerinformatie verzamelen
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Badgegegevens exporteren
Badges voorbereiden
2 personen
Naambordjes printen
2 personen
Plattegronden printen
Presentaties verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Beursvloer markeren
3 personen
Exposantentafels plaatsen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stands opbouwen
6 personen
Stroompunten aansluiten
3 personen
Netwerkapparatuur installeren
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten aanmelden
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Programma toelichten
Beursstands bemannen
40 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Technische vragen oplossen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten vastleggen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

Standmaterialen afbreken
6 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Stroomkabels verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Beursvloer schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bezoekerslijst veilig opslaan
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's met exposanten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Exposantentafelsaantal 40
Bezoekerstafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Registratietafel
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Vitrinekastenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Monitorenaantal 8
Verlengkabelsaantal 30
Stekkerdozenaantal 30
HDMI-kabelsaantal 8
USB-C-adaptersaantal 8
Netwerkswitchesaantal 4
WiFi-routersaantal 3
Ethernetkabelsaantal 40
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Oplaadstationsaantal 6
Powerbanksaantal 10
Verdeelstekkersaantal 20

Decoratie

Bedrukte beursbannersaantal 8
Richtingbordenaantal 14
Programmapostersaantal 10
Tafelkledenaantal 45
Naamkaartstandaardsaantal 45
Pijlenstickersaantal 30

Kantoor

Bezoekersbadgesaantal 300
Exposantenbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 360
Lanyardsaantal 360
Clipboardsaantal 6
Pennensetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 250
Printpapieraantal 5
Plakbandrollenaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Permanentmarkersaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je exposanten definitief indeelt. Reserveer op de tekening ruimte voor de registratietafel, looproutes, presentaties, afvalbakken en eventuele vitrinekasten; zo voorkom je dat tafels of kabels doorgangen blokkeren.
Vraag exposanten tegelijk naar hun stroom- en internetbehoefte. Leg per stand vast welke verlengkabels, stekkerdozen, HDMI-kabels, USB-C-adapters of ethernetkabels nodig zijn en test de internetverbinding vóór de opbouw.
Stel het presentatieprogramma pas definitief vast nadat je de presentaties hebt verzameld. Plan een technische controle per spreker en houd een reserve-laptop en passende adapters beschikbaar voor het geval een bestand of aansluiting niet werkt.
Open de aanmelding vroeg genoeg om dieetwensen en bezoekersaantallen te verzamelen. Gebruik die gegevens om catering en drankvoorraad te bepalen; controleer de aantallen opnieuw voordat je bestelt, omdat late aanmeldingen direct invloed hebben op de voorraad.
Maak in de laatste week één controlelijst voor badges, naambordjes, plattegronden, richtingborden, programmaposters en banners. Print extra plattegronden en houd wijzigingen in exposanten of programma bij tot het moment waarop je de badgegegevens exporteert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een technologiebeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor exposanten, sprekers, aanmeldingen en de plattegrond; reserveer de laatste 7 dagen voor printwerk, techniek en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een technologiebeurs?: Nodig exposanten ongeveer 10 tot 12 weken voor de beurs uit, zodat je de plattegrond en stroombehoefte op tijd kunt uitwerken. Vraag uiterlijk 4 weken vooraf om definitieve standgegevens en technische wensen.
Hoeveel tijd kost het om badges en naambordjes voor te bereiden?: Plan hiervoor minstens 2 werkdagen nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en de badgegegevens zijn geëxporteerd. Print daarnaast ongeveer 5 procent extra badges of blanco naambordjes voor last-minute wijzigingen.
Wanneer moet ik de techniek op een technologiebeurs testen?: Test internet, projectoren, schermen, laptops, microfoons en aansluitkabels minimaal 1 dag vooraf op de daadwerkelijke locatie. Doe op de beursdag nog een korte controle van ongeveer 60 minuten voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.